DMC-software versus spreadsheets: waar bewerkingen beginnen te mislukken

Waarom spreadsheets in eerste instantie nuttig lijken

De meeste DMC's beginnen met spreadsheets omdat deze vertrouwd, snel en gemakkelijk te wijzigen zijn. Een team kan leads, kosten, leveranciersnotities en bevestigde ritten volgen zonder te wachten op een systeemimplementatie. In het beginstadium is die flexibiliteit waardevol.

Het probleem doet zich voor wanneer de spreadsheet het besturingssysteem wordt. Een DMC houdt niet alleen rijen bij. Het coördineert de verkoop, tarieven, reisroutes, leveranciersverplichtingen, gastgegevens, boekingen en financiën. Op dat moment wordt één flexibel bestand een groot aantal kwetsbare bestanden.

De breekpunten

Spreadsheetbewerkingen komen meestal voor op voorspelbare plaatsen:

• geen eenduidig beeld van het eigendom van pijpleidingen
• gekopieerde tarieven die afwijken van leverancierscontracten
• voorstelversies die niet overeenkomen met de meest recente kostenbasis
• boekingswijzigingen die niet zichtbaar zijn voor reserveringen
• financiële teams die de context najagen nadat de reis is bevestigd

Het team werkt misschien nog steeds hard, maar het systeem geeft niet de volledige stand van zaken weer.

Welke DMC-software moet controleren

DMC-software mag niet simpelweg een spreadsheet digitaliseren. Het moet het werk verbinden dat spreadsheets gescheiden houden. Leads moeten in voorstellen terechtkomen. Voorstellen moeten gebruik maken van gecontroleerde leverancierstarieven. Bevestigde reizen moeten een operationele follow-up creëren. De boekings- en betalingsstatus moeten zichtbaar zijn zonder de verkoper om context te vragen.

Het doel is niet om het oordeel weg te nemen. Het doel is om het oordeel gemakkelijker te maken omdat de feiten zichtbaar zijn.

Behoud de nuttige flexibiliteit

Goede systemen hebben nog steeds flexibiliteit nodig. DMC's verwerken elke dag aangepaste verzoeken, last-minute wijzigingen en uitzonderingen. Het verschil is dat flexibiliteit binnen een gecontroleerde workflow moet plaatsvinden en niet daarbuiten.

Teams hebben ruimte nodig om een reisschema aan te passen, een prijs te wijzigen of een speciale service toe te voegen. Ze willen ook dat die wijzigingen traceerbaar zijn, zodat iedereen weet wat er is veranderd, waarom het is veranderd en of de verandering de marge of de levering heeft beïnvloed.

Afhaalmaaltijden

Spreadsheets zijn nuttige hulpmiddelen, maar het zijn zwakke besturingssystemen. Een DMC ontgroeit ze wanneer coördinatierisico duurder wordt dan softwareverandering. Het juiste systeem geeft teams gedeelde zichtbaarheid zonder de lokale kennis weg te nemen die een DMC waardevol maakt.

Gebruik voor de commerciële workflow deze gerelateerde oplossingspagina: DMC CRM-software.

Gerelateerde vergelijkingen: Ezus, Toogo, MOGU, TripCreator.