Hoe DMC's reiswijzigingen onder controle houden

Reisplanwijzigingen maken deel uit van de functie

DMC-teams verkopen zelden een reis precies zoals deze in eerste instantie is opgesteld. Data verschuiven, lodges veranderen, gasten voegen nachten toe, routes worden ingekort en activiteiten worden uitgewisseld. Die flexibiliteit is een kracht. Hierdoor kan het team inspelen op klanten en lokale omstandigheden.

Het operationele risico is versiedrift. Als Sales het klantgerichte reisschema bijwerkt, maar de prijzen, reserveringen of activiteiten niet dezelfde verandering zien, begint het team met het leveren van verschillende versies van de reis.

Maak de verandering zichtbaar

Bij elke reiswijziging moeten drie dingen duidelijk zijn:

• wat is er veranderd
• die het heeft aangevraagd of goedgekeurd
• wat de verandering beïnvloedt

Deze details zijn belangrijk omdat een kleine wijziging van het reisschema van invloed kan zijn op de beschikbaarheid van leveranciers, de kosten, de marge, de transporttiming, vouchers of de verwachtingen van gasten. Een gewijzigde loge is niet alleen een gewijzigde paragraaf. Het kan de kostenbasis, kamerlijst, transfertijd en annuleringsdeadline wijzigen.

Koppel reiswijzigingen aan prijzen

De veiligste routeworkflow houdt de prijzen dicht bij de route. Als een dag, dienst of leverancier verandert, moet uit de offerte blijken of de kostprijs en verkoopprijs nog steeds overeenkomen met het nieuwe plan. Dit vermijdt het veel voorkomende probleem waarbij een reisroute er bijgewerkt uitziet, maar de prijs nog steeds een oudere versie weerspiegelt.

Teams hoeven niet elke rit opnieuw te berekenen. Ze hebben duidelijke indicatoren nodig wanneer een verandering een prijsherziening vereist.

Houd leveranciers en activiteiten op één lijn

Communicatie met leveranciers moet het reisschema volgen en niet alleen via berichten. Wanneer een dienst wordt geruild of een tijd verandert, moet bij reserveringen worden vermeld of er contact is opgenomen met de leverancier, of de wijziging is bevestigd en of de klantgerichte documenten zijn bijgewerkt.

Dit is vooral belangrijk tijdens de overdracht. Operations zou het verkoopgesprek niet moeten reconstrueren voordat de levering begint.

Afhaalmaaltijden

DMC's houden routewijzigingen onder controle door revisiebeheer te behandelen als een gedeelde workflow. Het team moet het laatste reisschema, de reden voor elke wijziging, de prijsimpact en de leveranciersstatus kunnen zien zonder in chats en bestanden te hoeven zoeken.

Gebruik voor de commerciële workflow deze gerelateerde oplossingspagina: routebouwer voor DMC's.

Gerelateerde vergelijkingen: Wetu, TripCreator.