DMC-mjukvara kontra kalkylblad: där operationerna börjar gå sönder

Varför kalkylblad känns användbara till en början

De flesta DMC:er börjar med kalkylblad eftersom de är bekanta, snabba och lätta att ändra. Ett team kan spåra potentiella kunder, kostnader, leverantörsanteckningar och bekräftade resor utan att vänta på en systemutrullning. I ett tidigt skede är den flexibiliteten värdefull.

Problemet uppstår när kalkylarket blir operativsystemet. En DMC är inte bara spårning av rader. Det koordinerar försäljning, priser, resplaner, leverantörsåtaganden, gästinformation, bokningar och ekonomi. Vid den tidpunkten blir en flexibel fil många ömtåliga filer.

Brytpunkterna

Kalkylarksoperationer går vanligtvis sönder på förutsägbara platser:

• ingen enskild syn på rörledningsägande
• kopierade priser som avviker från leverantörskontrakt
• förslagsversioner som inte matchar den senaste kostnadsbasen
• bokningsändringar som inte är synliga för bokningar
• finansteam som jagar sammanhang efter att resan är bekräftad

Teamet kanske fortfarande jobbar hårt, men systemet visar inte hela läget för verksamheten.

Vilken DMC-programvara ska styra

DMC-programvara bör inte bara digitalisera ett kalkylblad. Den ska koppla ihop arbetet som kalkylbladen håller åtskilda. Leads bör flöda in i förslag. Förslag bör använda kontrollerade leverantörspriser. Bekräftade resor ska skapa operativ uppföljning. Boknings- och betalningsstatus ska vara synlig utan att fråga säljaren om sammanhang.

Målet är inte att ta bort domen. Målet är att göra bedömningen lättare eftersom fakta är synliga.

Behåll den användbara flexibiliteten

Bra system behöver fortfarande flexibilitet. DMC:er hanterar anpassade förfrågningar, ändringar i sista minuten och undantag varje dag. Skillnaden är att flexibilitet bör ske inom ett kontrollerat arbetsflöde snarare än utanför det.

Lag behöver utrymme för att justera en resplan, åsidosätta ett pris eller lägga till en speciell tjänst. De behöver också dessa ändringar för att kunna spåras så att alla vet vad som ändrades, varför det ändrades och om förändringen påverkade marginal eller leverans.

Takeaway

Kalkylblad är användbara verktyg, men de är svaga operativsystem. En DMC växer ur dem när koordinationsrisken blir dyrare än mjukvarubyte. Rätt system ger teamen delad synlighet utan att ta bort den lokala kunskapen som gör en DMC värdefull.

För det kommersiella arbetsflödet, använd den här relaterade lösningssidan: DMC CRM programvara.

Relaterade jamforelser: Ezus, Toogo, MOGU, TripCreator.