Logiciel DMC vs feuilles de calcul : là où les opérations commencent à s'interrompre

Pourquoi les feuilles de calcul semblent utiles au début

La plupart des DMC commencent par des feuilles de calcul car elles sont familières, rapides et faciles à modifier. Une équipe peut suivre les prospects, les coûts, les notes des fournisseurs et les voyages confirmés sans attendre le déploiement du système. Au début, cette flexibilité est précieuse.

Le problème apparaît lorsque la feuille de calcul devient le système d'exploitation. Un DMC ne suit pas seulement les lignes. Il coordonne les ventes, les tarifs, les itinéraires, les engagements des fournisseurs, les détails des clients, les réservations et les finances. À ce stade, un fichier flexible devient plusieurs fichiers fragiles.

Les points de rupture

Les opérations sur les feuilles de calcul s'interrompent généralement à des endroits prévisibles :

• pas de vision unique de la propriété des pipelines
• tarifs copiés qui dérivent des contrats des fournisseurs
• versions de proposition qui ne correspondent pas à la dernière base de coûts
• les modifications de réservation qui ne sont pas visibles pour les réservations
• les équipes financières recherchent le contexte après la confirmation du voyage

L’équipe travaille peut-être encore dur, mais le système ne montre pas l’état complet de l’entreprise.

Ce que le logiciel DMC doit contrôler

Le logiciel DMC ne doit pas simplement numériser une feuille de calcul. Il doit relier le travail que les feuilles de calcul maintiennent séparé. Les pistes doivent être intégrées aux propositions. Les propositions doivent utiliser les tarifs contrôlés des fournisseurs. Les déplacements confirmés doivent créer un suivi opérationnel. Le statut de la réservation et du paiement doit être visible sans demander de contexte au vendeur.

Le but n’est pas de supprimer le jugement. Le but est de faciliter le jugement car les faits sont visibles.

Conserver la flexibilité utile

Les bons systèmes ont encore besoin de flexibilité. Les DMC gèrent chaque jour les demandes personnalisées, les modifications de dernière minute et les exceptions. La différence est que la flexibilité doit se produire au sein d’un flux de travail contrôlé plutôt qu’en dehors.

Les équipes ont besoin d'espace pour ajuster un itinéraire, modifier un prix ou ajouter un service spécial. Ils ont également besoin que ces changements soient traçables afin que chacun sache ce qui a changé, pourquoi cela a changé et si le changement a affecté la marge ou la livraison.

À emporter

Les feuilles de calcul sont des outils utiles, mais ce sont des systèmes d'exploitation faibles. Un DMC les dépasse lorsque le risque de coordination devient plus coûteux que le changement de logiciel. Le bon système offre aux équipes une visibilité partagée sans supprimer les connaissances locales qui font la valeur d'un DMC.

Pour le flux de travail commercial, utilisez cette page de solution associée : Logiciel DMC-CRM.

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