Software DMC vs fogli di calcolo: dove le operazioni iniziano a interrompersi

Perché i fogli di calcolo sembrano utili all'inizio

La maggior parte dei DMC iniziano con i fogli di calcolo perché sono familiari, veloci e facili da modificare. Un team può tenere traccia di lead, costi, note dei fornitori e viaggi confermati senza attendere l'implementazione del sistema. Nella fase iniziale, tale flessibilità è preziosa.

Il problema si verifica quando il foglio di calcolo diventa il sistema operativo. Una DMC non si limita a monitorare le righe. Si occupa del coordinamento delle vendite, delle tariffe, degli itinerari, degli impegni con i fornitori, dei dettagli degli ospiti, delle prenotazioni e dei finanziamenti. A quel punto, un file flessibile diventa tanti file fragili.

I punti di rottura

Le operazioni del foglio di calcolo di solito si interrompono in punti prevedibili:

• nessuna visione univoca della proprietà del gasdotto
• tariffe copiate che derivano dai contratti dei fornitori
• versioni della proposta che non corrispondono all'ultima base di costo
• modifiche alla prenotazione che non sono visibili alle prenotazioni
• i team finanziari cercano contesto dopo la conferma del viaggio

Il team potrebbe ancora lavorare sodo, ma il sistema non mostra lo stato completo dell'attività.

Cosa dovrebbe controllare il software DMC

Il software DMC non dovrebbe semplicemente digitalizzare un foglio di calcolo. Dovrebbe collegare il lavoro che i fogli di calcolo tengono separati. I lead dovrebbero confluire in proposte. Le proposte dovrebbero utilizzare tariffe dei fornitori controllate. I viaggi confermati dovrebbero creare un follow-up operativo. Lo stato della prenotazione e del pagamento dovrebbe essere visibile senza chiedere il contesto al venditore.

L’obiettivo non è rimuovere il giudizio. L’obiettivo è facilitare il giudizio perché i fatti sono visibili.

Mantenere la flessibilità utile

I buoni sistemi necessitano ancora di flessibilità. Le DMC gestiscono ogni giorno richieste personalizzate, modifiche dell'ultimo minuto ed eccezioni. La differenza è che la flessibilità dovrebbe avvenire all’interno di un flusso di lavoro controllato anziché al di fuori di esso.

I team hanno bisogno di spazio per modificare un itinerario, ignorare un prezzo o aggiungere un servizio speciale. Hanno inoltre bisogno che tali modifiche siano tracciabili in modo che tutti sappiano cosa è cambiato, perché è cambiato e se la modifica ha influito sul margine o sulla consegna.

Da asporto

I fogli di calcolo sono strumenti utili, ma sono sistemi operativi deboli. Un DMC li supera quando il rischio di coordinamento diventa più costoso della modifica del software. Il sistema giusto offre ai team visibilità condivisa senza togliere la conoscenza locale che rende preziosa una DMC.

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