旅行代理店がサプライヤー回答と顧客見積もりを一致させる方法

旅行代理店がサプライヤー回答と顧客見積もりを一致させる方法

ホテルはメールで回答し、アクティビティ事業者はWhatsAppで確定し、送迎会社は料金表を送ります。一方、顧客は一つの明確な見積もりを待っています。空き状況、条件、期限の変更が顧客向けの版に反映されないと、見積もりにリスクが生じます。

すべてのサプライヤー依存項目を明示する

サービスを、確定、仮押さえ、問い合わせ中、見積もり値に分けます。それぞれについて、サプライヤー、依頼日、回答状況、条件、仮押さえ期限、フォロー担当者を記録します。

サプライヤー詳細と顧客向け情報を分ける

サプライヤー回答には、社内向け料金、運用上の略語、キャンセル条件、例外が含まれることがあります。顧客には、何が含まれるか、何が空き状況次第か、いつまでに決定が必要かを明確に伝えます。

元の情報を失わずに、回答を顧客向けの内容に変換します。代理店担当者が、見積もり内のすべての約束を確認メッセージや契約条件まで追跡できるようにします。

変更を最新の見積もりへ反映する

ホテルの変更は、送迎、客室配分、旅程のペース、キャンセル条件、総額に影響する場合があります。個別文書ではなく、つながった見積もりを更新してください。何が、なぜ変わり、顧客の新しい承認が必要かを記録します。期限切れの仮押さえも明示します。

すべての待機項目に担当者と日付を付ける

「サプライヤー回答待ち」だけでは十分な状態ではありません。フォローする担当者と日付を指定します。遅延回答、期限が近い仮押さえ、代替が必要なサービスを別々に追跡してください。

顧客との会話を同じ記録につなぐ

顧客の変更依頼を、影響を受けるサービスとサプライヤーへの問い合わせに結び付けます。サプライヤーの回答後、同じ商談記録を更新し、そこから次の顧客回答を準備します。

共通の販売・見積もりフローには、旅行会社向けCRMソフトウェアをご覧ください。