アクティビティ事業者が確定予約をオペレーションへ引き継ぐ方法

アクティビティ事業者が確定予約をオペレーションへ引き継ぐ方法

顧客が価格を受け入れただけでは、アクティビティ予約は実施準備が完了していません。オペレーションには、正しい顧客情報、支払い状況、サービス時刻、集合案内、文書、未解決項目の明確な一覧が必要です。

情報がメール、チャット、支払い記録、表計算に分散していると、オペレーション担当者は予約情報を再構成しなければなりません。管理された引き継ぎでは、最新の一つの記録と明確な担当者を作ります。

確定の条件を定義する

依頼を確定状態へ移す条件をチームで決めます。書面での同意、デポジット、サプライヤー確認、社内承認などです。確定日、確定した人、合意済みサービス、支払い済みまたは未払いの金額、有効な期限を記録します。仮予約や仮押さえは、確定と区別して表示します。

顧客とサービスの記録を完成させる

確定した日付と時刻、送迎または集合場所、代表旅行者、連絡先、人数と必要な年齢情報、言語やアクセシビリティの要望、含まれるサービスを記録します。部分的な情報を別のオペレーションファイルへコピーせず、営業と同じ予約記録を更新します。

支払い、バウチャー、文書を照合する

何を請求し、何を受領し、何が未払いで、誰が回収を担当するかを引き継ぎに示します。バウチャー、確認書、免責同意書、乗客名簿、その他の必要文書を準備・送付したかも記録します。すべての未完了項目に担当者と期限を設定します。

顧客への約束を運用タスクへ変える

専用送迎、食事上の注意、記念日、変更された集合時刻などは、サービスを提供する人が確認できるタスクにします。元の会話や情報源へつなげてください。依頼を確定できない場合は、顧客へ伝えた代替案を記録します。

準備確認で引き継ぎを完了する

顧客情報、サービス時刻、連絡先、支払い、文書、特別要望、未完了対応を確認します。すべての未解決項目に担当者と期限が付いた時点で、予約は実施準備完了です。

このワークフローは販売可能な在庫や収容数を管理するものではなく、確定後の業務を管理します。tour operator向け予約ソフトウェアをご覧ください。