Oprogramowanie DMC a arkusze kalkulacyjne: tam, gdzie operacje zaczynają się psuć

Dlaczego arkusze kalkulacyjne wydają się na początku przydatne

Większość DMC zaczyna od arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ są one znajome, szybkie i łatwe do zmiany. Zespół może śledzić potencjalnych klientów, koszty, notatki dostawców i potwierdzone wyjazdy bez czekania na wdrożenie systemu. Na wczesnym etapie taka elastyczność jest cenna.

Problem pojawia się, gdy arkusz kalkulacyjny staje się systemem operacyjnym. DMC to nie tylko śledzenie wierszy. Koordynuje sprzedaż, stawki, plany podróży, zobowiązania dostawców, dane gości, rezerwacje i finanse. W tym momencie jeden elastyczny plik staje się wieloma delikatnymi plikami.

Punkty załamania

Operacje w arkuszu kalkulacyjnym zwykle psują się w przewidywalnych miejscach:

• nie ma jednolitego poglądu na własność rurociągu
• skopiowane stawki, które wynikają z umów z dostawcami
• wersje propozycji, które nie odpowiadają najnowszej bazie kosztów
• zmiany rezerwacji, które nie są widoczne dla rezerwacji
• zespoły finansowe poszukujące kontekstu po potwierdzeniu podróży

Zespół może nadal ciężko pracuje, ale system nie pokazuje pełnego stanu firmy.

Jakim oprogramowaniem DMC powinno sterować

Oprogramowanie DMC nie powinno po prostu digitalizować arkusza kalkulacyjnego. Powinien łączyć pracę, którą arkusze kalkulacyjne oddzielają. Leady powinny zamienić się w propozycje. W ofertach należy stosować kontrolowane stawki dostawcy. Potwierdzone wyjazdy powinny skutkować dalszymi działaniami operacyjnymi. Status rezerwacji i płatności powinien być widoczny bez pytania sprzedawcy o kontekst.

Celem nie jest usunięcie wyroku. Celem jest ułatwienie osądu, ponieważ fakty są widoczne.

Zachowaj przydatną elastyczność

Dobre systemy nadal wymagają elastyczności. DMC codziennie obsługują niestandardowe żądania, zmiany w ostatniej chwili i wyjątki. Różnica polega na tym, że elastyczność powinna odbywać się w ramach kontrolowanego przepływu pracy, a nie poza nim.

Zespoły potrzebują miejsca na dostosowanie planu podróży, zmianę ceny lub dodanie usługi specjalnej. Potrzebują także możliwości śledzenia tych zmian, aby każdy wiedział, co się zmieniło, dlaczego się zmieniło i czy zmiana miała wpływ na marżę lub dostawę.

Na wynos

Arkusze kalkulacyjne są przydatnymi narzędziami, ale są słabymi systemami operacyjnymi. DMC wyrasta z nich, gdy ryzyko koordynacji staje się droższe niż zmiana oprogramowania. Właściwy system zapewnia zespołom współdzieloną widoczność bez odbierania lokalnej wiedzy, która czyni DMC cennym.

W przypadku komercyjnego przepływu pracy użyj tej powiązanej strony rozwiązania: Oprogramowanie DMC CRM.

Powiazane porownania: Ezus, Toogo, MOGU, TripCreator.