Uhifadhi ni mahali ambapo faida ya usafiri inalindwa, sio tu mahali ambapo safari zimethibitishwa

Kwa nini udhibiti wa kuhifadhi ni muhimu baada ya uthibitisho

Kwa biashara ya usafiri, uthibitishaji sio mwisho. Ni wakati ambapo uwajibikaji hubadilika sura. Kabla ya uthibitisho, timu inauza: kuelewa mteja, kubuni ratiba, kupanga bei ya safari na kubadilisha pendekezo. Baada ya uthibitisho, biashara inapaswa kutoa kile kilichoahidiwa.

Hapa ndipo waendeshaji watalii wengi na DMCs hupoteza udhibiti. Safari inaweza kuuzwa, lakini hoteli bado inahitaji uthibitisho upya. Uhamisho unaweza kujumuishwa, lakini msambazaji bado anaweza kuwa hana wakati sahihi wa kuchukua. Vocha inaweza kutumwa, lakini aina ya chumba inaweza kuwa imebadilika. Mteja anaweza kuwa amelipa, lakini salio la wasambazaji bado linaweza kuwa bado halijalipwa. Kwenye karatasi, uhifadhi unaonekana kukamilika. Katika uendeshaji, inaweza bado kuwa na hatari.

Mchakato thabiti wa kuhifadhi hulinda mambo matatu kwa wakati mmoja: uzoefu wa mteja, uhusiano wa mtoa huduma na ukingo wa mwisho. Ikiwa maeneo hayo matatu hayajaunganishwa, timu inakuwa tendaji. Ikiwa zimeunganishwa, kila mabadiliko yanaweza kushughulikiwa kwa utulivu, hata wakati safari tayari imehifadhiwa, kulipwa na karibu na kuondoka.

Uthibitisho ni sehemu ya makabidhiano pekee

Wakati mteja anakubali pendekezo, mchakato wa kuweka nafasi huanza. Huu ni wakati wa kukagua ratiba ya mwisho, maelezo ya msafiri, bei, masharti ya malipo na maelezo ya ankara kabla ya kubadilisha pendekezo kuwa nafasi ya kuhifadhi. Lengo sio tu kuashiria makubaliano kuwa yameshinda. Lengo ni kuunda rekodi ya uendeshaji ambayo timu inaweza kuamini.

Katika MeisterCRM, kuhifadhi kunakuwa mahali ambapo timu inaweza kufuatilia hali, tarehe ya kuwasili, jumla ya thamani na maelezo ya safari yaliyothibitishwa. Hilo ni muhimu kwa sababu timu za uendeshaji hazipaswi kutafuta matoleo ya zamani ya mapendekezo, ujumbe wa WhatsApp au lahajedwali ili kuelewa kilichouzwa.

Uhifadhi uliothibitishwa unapaswa kujibu maswali rahisi mara moja:

• Nani anasafiri?
• Wanafika na kuondoka lini?
• Ni huduma gani zinazojumuishwa?
• Ni wasambazaji gani wanawajibika?
• Je, mteja amelipwa nini?
• Ni nini bado kinahitaji kulipwa kwa wauzaji?
• Je, ni faida gani inayotarajiwa baada ya gharama?

Ikiwa kuweka nafasi hakuwezi kujibu maswali hayo, timu itaunda upya ukweli wenyewe kila wakati jambo linapobadilika.

Uratibu wa wasambazaji hulinda ratiba ya safari

Shughuli za usafiri hutegemea wasambazaji: hoteli, nyumba za kulala wageni, waelekezi, watoa huduma za uhamisho, washirika wa shughuli, mashirika ya ndege, mamlaka ya bustani na watoa huduma za nyongeza. Mteja hupitia safari moja, lakini opereta anaratibu ahadi nyingi tofauti nyuma ya pazia.

Hii ndio sababu data ya wasambazaji na mantiki ya mkataba haipaswi kuishi nje ya CRM. Wakati majina ya wasambazaji, maelezo ya mawasiliano, gharama za mkataba, sheria za umri, mipaka ya pax, tarehe halali na pembezoni zinapohifadhiwa kwenye orodha, uhifadhi huwa rahisi kudhibiti. Timu inaweza kuona sio tu huduma iliyojumuishwa, lakini kwa nini iliwekwa bei kwa njia hiyo.

Uratibu wa wasambazaji unapaswa kutokea katika viwango viwili. Kwanza, upatikanaji lazima uthibitishwe: vyumba, magari, viongozi, shughuli na mipangilio maalum. Pili, hali ya kifedha lazima iangaliwe: gharama halisi, mahitaji ya amana, tarehe ya mwisho ya malipo, sheria za kughairi na ikiwa msambazaji amebadilisha kiwango.

Maneno hatari zaidi katika shughuli za kuhifadhi ni "inapaswa kuwa sawa." Ikiwa mtoaji hajathibitisha, sio sawa. Ikiwa gharama haijaangaliwa, ukingo haujalindwa. Ikiwa maelezo ya msafiri yamebadilika lakini mgao wa chumba haujasasishwa, vocha inaweza kuwa sio sahihi.

Vocha zinapaswa kuwa maelekezo ya uendeshaji

Vocha mara nyingi huchukuliwa kama hati, lakini ni muhimu zaidi kuliko hiyo. Vocha ni maagizo ya uendeshaji yanayotumwa kwa mgavi. Inaiambia hoteli, mwongozo, kampuni ya uhamisho au mtoa huduma nini cha kuwasilisha, kwa nani, tarehe gani na chini ya masharti gani.

Vocha nzuri inapaswa kupunguza utata. Inapaswa kujumuisha maelezo yaliyothibitishwa ya kuweka nafasi, majina ya wasafiri, tarehe ya huduma, maelezo ya mtoa huduma, mipangilio ya chumba au huduma, mpango wa chakula inapofaa, maoni na masharti yoyote maalum kama vile "ziada zinazolipwa moja kwa moja na wateja." Wakati mgavi anapokea vocha, hawapaswi kuuliza maswali ya msingi.

Hili ni muhimu hasa wakati watu wengi wanafanya kazi kwa kuweka nafasi sawa. Wakala wa mauzo anaweza kujua historia ya mteja. Wakala wa kuhifadhi anaweza kumjua mtoa huduma. Msimamizi wa shughuli anaweza kuangalia malipo. Mwongozo anaweza tu kuona hati za mwisho za kusafiri. Vocha huunda upatanishi kati yao zote.

Katika MeisterCRM, vocha huwa sehemu ya utendakazi wa baada ya uthibitisho. Zinapaswa kuzalishwa tu wakati uhifadhi uko tayari vya kutosha ili kuwa na maana kiutendaji. Vocha iliyotumwa mapema sana inaweza kuleta mkanganyiko. Vocha iliyotumwa kwa kuchelewa inaweza kusababisha shinikizo. Muda ufaao ni baada ya huduma kukaguliwa, mtoa huduma amepangiliwa na maelezo ya kuweka nafasi ni thabiti vya kutosha kuwasiliana.

Tenganisha malipo yanayoingia na ahadi zinazotoka

Moja ya makosa makubwa katika shughuli za usafiri ni kuchanganya fedha zilizokusanywa na faida iliyopatikana. Malipo ya mteja huboresha mtiririko wa pesa, lakini haimaanishi kiotomatiki kuwa kuweka nafasi kunaleta faida. Upeo halisi huonekana tu wakati timu inapolinganisha bei ya kuuza dhidi ya gharama zote za ununuzi, malipo ya mtoa huduma, punguzo, kodi, marejesho na nyongeza za dakika za mwisho.

Malipo yanayoingia na ahadi zinazotoka zinapaswa kufuatiliwa kando.

Malipo yanayoingia ni pamoja na:

• amana za mteja
• Malipo ya usawa
• Kuboresha malipo
• Malipo ya nyongeza
• Ada ya mabadiliko ya marehemu
• Marejesho au mikopo iliyotolewa kwa mteja

Ahadi zinazotoka ni pamoja na:

• Amana za hoteli na salio
• Mwongozo na malipo ya dereva
• Gharama za uhamisho
• Malipo ya wasambazaji wa shughuli
• Ada ya Hifadhi au ada ya eneo
• Gharama za ndege au tikiti
• Huduma za uingizwaji wa dharura
• Adhabu za kughairi wasambazaji

Utenganishaji huu ni muhimu wakati kila kitu tayari kimehifadhiwa na kulipwa. Mteja anaweza kuwa amelipa kiasi kamili, lakini mabadiliko ya hoteli bado yanaweza kuongeza gharama. Mtoa huduma anaweza kuhitaji amana isiyoweza kurejeshwa, lakini msafiri anaweza kuomba mabadiliko ya tarehe. Uboreshaji wa gari unaweza kuboresha utumiaji, lakini unaweza kupunguza ukingo ikiwa mteja hatalipishwa.

Ufuatiliaji wa malipo kwa hivyo unapaswa kujibu maswali mawili tofauti: "Mteja amelipa nini?" na "Tuna deni gani au tunahatarisha kulipa?" Swali la pili tu ndilo linalolinda faida.

Mabadiliko ya dakika za mwisho yanahitaji mchakato wa mabadiliko unaodhibitiwa

Mabadiliko ya dakika za mwisho ni kawaida katika usafiri. Ndege huchelewa kufika. Mgeni anaongeza usiku wa ziada. hoteli overbooks. Mtoto atatozwa chini ya sheria ya umri wa msambazaji. Msafiri anaomba gari la kibinafsi. Hali ya hewa huathiri shughuli. Mwongozo haupatikani. Tatizo si kwamba mabadiliko hutokea. Tatizo ni pale mabadiliko yanapotokea bila mchakato.

Wakati safari tayari imehifadhiwa na kulipwa, kila mabadiliko yanapaswa kuchukuliwa kama sasisho la uendeshaji na tukio la kifedha. Hata mabadiliko madogo yanaweza kugusa sehemu nyingi za kuhifadhi: upatikanaji wa msambazaji, maelezo ya vocha, muda wa uhamisho, salio la ankara, ukingo na mawasiliano ya mteja.

Mchakato wa mabadiliko ya vitendo unapaswa kuonekana kama hii:

1. Sitisha toleo la sasa: tambua kilichothibitishwa na kulipwa awali.
2. Tambua huduma zilizoathiriwa: hoteli, uhamisho, shughuli, ndege, ada ya eneo, nyongeza au vocha.
3. Angalia masharti ya mtoa huduma: upatikanaji, adhabu, gharama mpya na tarehe ya mwisho ya malipo.
4. Kokotoa upya nafasi uliyoweka: linganisha gharama mpya ya ununuzi na bei halisi ya mauzo.
5. Amua ni nani anayechukua tofauti: mteja, mwendeshaji, msambazaji au ubaguzi wa kibiashara.
6. Sasisha hati: vocha, ratiba, ankara au maelezo ya ndani.
7. Wasiliana kwa uwazi: sasisho la mteja, uthibitishaji upya wa mtoa huduma na kazi ya timu.
8. Kagua athari za P&L: hakikisha kuwa mabadiliko ya ukingo yanaonekana, sio siri.

Hii huzuia tatizo la kawaida ambapo shughuli "hurekebisha" safari lakini fedha hugundua hasara baadaye. Timu bora hutatua suala la mteja na kulinda ukingo kwa wakati mmoja.

Tumia mawasiliano, kazi na ratiba wakati shinikizo linapoongezeka

Wakati mabadiliko ya dakika ya mwisho yanapotokea, kasi ni muhimu. Lakini kasi bila kufuatilia inaleta mkanganyiko. Ujumbe wa WhatsApp unaweza kutatua tatizo la papo hapo, lakini ikiwa mazungumzo hayajaunganishwa kwenye nafasi ya kuhifadhi, huenda wengine wa timu wasijue kilichobadilika.

Hapa ndipo kazi, violezo na historia ya mawasiliano huwa zana za uendeshaji. Uthibitishaji upya wa msambazaji unaweza kuwa kazi. Sasisho la mteja linaweza kutumwa kutoka kwa kiolezo. Kikumbusho cha malipo kinaweza kuratibiwa. Marekebisho ya vocha yanaweza kupewa wakala wa kuhifadhi. Meneja anaweza kuona kilichochelewa badala ya kusubiri mtu akumbuke.

Rekodi ya matukio pia ni muhimu kwa sababu shughuli za usafiri zinategemea tarehe. Mabadiliko ya siku moja yanaweza kuathiri uhamisho wa siku inayofuata, kuingia hotelini au wakati wa kuanza kwa shughuli. Mwonekano wa rekodi ya maeneo uliyotembelea husaidia timu kuelewa safari zinazopishana, wanaowasili na shinikizo la kufanya kazi kwenye kalenda.

Lengo si kuandika kila kitu kwa ajili ya utawala. Lengo ni kuhakikisha kuwa mtu anayefuata anaweza kuchukua hatua bila kuuliza, "Ni nini kilifanyika?"

Maarifa huunganisha shughuli na faida na hasara

Kazi ya uendeshaji lazima hatimaye ionekane katika kuripoti. Ikiwa uhifadhi utathibitishwa lakini ukingo unaendelea kupungua, biashara inahitaji kujua ni kwa nini. Ikiwa mawakala fulani watauza safari zenye faida lakini wengine wanahitaji masahihisho mengi sana ya mikono, usimamizi unahitaji mwonekano. Ikiwa uwekaji nafasi unaonekana kuwa wa thamani lakini gharama za mtoa huduma zinaongezeka, P&L inapaswa kufichua hatari.

Maarifa ya MeisterCRM husaidia timu kutazama zaidi ya uhifadhi wa watu binafsi na kuelewa utendaji kazi kote kwenye biashara. Vipimo vya hali vinaonyesha kiwango cha uthibitishaji, mapato yanayoweza kutokea, thamani ya bomba iliyopimwa na jumla ya thamani. Mionekano ya jukwaa huonyesha mahali ambapo miongozo na uwekaji nafasi unasogezwa au kukwama. Mionekano ya P&L husaidia timu kuchanganua wastani wa ukingo wa faida, wastani wa thamani ya ofa na ukingo kwa wakala.

Hili ni muhimu kwa sababu biashara nyingi za usafiri hukagua tu faida mwishoni mwa mwezi. Kufikia wakati huo, ni kuchelewa sana kusahihisha uhifadhi. Mbinu bora ni kufuatilia ukingo katika mchakato mzima: wakati wa kuiga pendekezo, baada ya uthibitisho, baada ya kuhifadhi nafasi ya mtoa huduma, baada ya mabadiliko ya dakika za mwisho na baada ya safari kukamilika.

Ripoti bora hujibu maswali ya vitendo:

• Je, uhifadhi uliothibitishwa una faida kweli?
• Ni wasambazaji au huduma gani huleta shinikizo la ukingo?
• Ni mawakala gani huzalisha wastani wa wastani wenye nguvu zaidi?
• Je, punguzo la kupunguza faida ni zaidi ya ilivyotarajiwa?
• Je, mabadiliko ya dakika ya mwisho yanatozwa ipasavyo?
• Je, gharama za msambazaji anayemaliza muda wake zinaongezeka baada ya uthibitisho?
• Je, safari ziko tayari tu wakati malipo na hati zimekamilika?

Kuripoti faida na hasara sio tu uhasibu. Kwa mwendeshaji wa watalii, ni maoni ya uendeshaji.

Mtiririko rahisi wa udhibiti wa kuweka nafasi unaoweza kutekeleza

Huhitaji mchakato mgumu kuanza. Unahitaji vituo vya ukaguzi thabiti ambavyo kila safari iliyothibitishwa hupitia.

1. Thibitisha pendekezo kwa uangalifu

   Kabla ya kuweka nafasi, thibitisha maelezo ya msafiri, tarehe za ratiba, bei, majumuisho, vizuizi na masharti ya malipo.

2. Unda rekodi ya kuhifadhi

   Hamisha safari iliyothibitishwa kwenye nafasi ulizohifadhi ili timu iweze kufuatilia hali, jumla ya thamani, tarehe ya kuwasili, wakala aliyekabidhiwa na maendeleo ya utendakazi.

3. Thibitisha upatikanaji wa msambazaji

   Angalia hoteli, uhamisho, shughuli, safari za ndege, miongozo, ada za hifadhi na nyongeza. Usichukulie kuwa bei ya pendekezo ni sawa na uthibitisho wa mtoa huduma.

4. Thibitisha gharama za ununuzi

   Tumia mantiki ya mkataba na uigaji kulinganisha gharama, bei ya kuuza, faida halisi, kiasi na kamisheni kabla hati kukamilika.

5. Fuatilia malipo yanayoingia

   Rekodi amana, salio, punguzo, kodi, nyongeza na kurejesha pesa ili timu ijue ni nini mteja amelipa na kinachosalia kulipwa.

6. Fuatilia ahadi unazomaliza muda wake

   Fuatilia amana za mtoa huduma, salio, adhabu, ubadilishaji na gharama za ziada za dharura ili kiasi halisi cha kuweka nafasi kiendelee kuonekana.

7. Tengeneza vocha zikiwa tayari tu

   Tuma vocha mara tu maelezo ya msambazaji, mgao wa wasafiri, tarehe za huduma na maoni ni sahihi.

8. Patanishana baada ya safari

   Baada ya kusafiri, kagua gharama za mwisho za mtoa huduma, malipo ya mteja, kurejesha pesa, mikopo, kiasi na utendaji wa wakala kabla ya kufunga kuhifadhi.

Mtiririko huu wa kazi hugeuza uwekaji nafasi kuwa mfumo wa udhibiti wa uendeshaji badala ya orodha ya safari zilizothibitishwa.

Mambo muhimu ya kuchukua

Uhifadhi ni mahali ambapo faida ya usafiri inalindwa. Safari iliyothibitishwa bado inahitaji uratibu wa mtoa huduma, vocha, ufuatiliaji wa malipo yanayoingia, udhibiti wa gharama zinazotoka, usahihi wa hati na usimamizi wa mabadiliko ya dakika za mwisho. Bila muundo, kila mabadiliko huwa uokoaji wa mwongozo. Kwa muundo, timu inaweza kujibu haraka bila kupoteza mwonekano.

MeisterCRM huunganisha safari ya mauzo na uendeshaji ili timu ziweze kuhama kutoka pendekezo hadi kuweka nafasi, kudhibiti wasambazaji, kutoa vocha, kufuatilia malipo, kutumia kazi na zana za mawasiliano, na kukagua utendakazi katika Maarifa. Matokeo yake sio shughuli rahisi tu. Ni bora kudhibiti faida na hasara kutoka wakati mteja anaposema ndiyo hadi safari itakapopatanishwa kikamilifu.

Kwa utendakazi wa kibiashara, tumia ukurasa huu wa suluhisho linalohusiana: programu ya kuhifadhi waendeshaji watalii.