Jinsi ya kujenga SLA ya kujibu maombi ya WhatsApp kwa timu ya mauzo ya safari

Jinsi ya kujenga SLA ya kujibu maombi ya WhatsApp kwa timu ya mauzo ya safari

Jibu la haraka la WhatsApp si sawa na jibu linalodhibitiwa. Uthibitisho wa kiotomatiki unaweza kumjulisha msafiri kuwa ujumbe umepokelewa, lakini ombi bado linapaswa kufikia CRM, kupata mmiliki na kuingia kwenye mazungumzo ya mtu yenye manufaa.

Makubaliano ya kiwango cha huduma ya majibu, au SLA, hubainisha kinachopaswa kutokea na kwa muda gani. Hulinda fursa wakati wa shughuli nyingi, nje ya saa za kazi na wakati washauri kadhaa wanashiriki njia moja ya mauzo.

Tenganisha uthibitisho na uchambuzi wa fursa

Ujumbe wa kwanza wa kiotomatiki uthibitishe upokeaji na uweke matarajio halisi. Unaweza kuomba taarifa moja au mbili za lazima, lakini usijifanye kuwa ushauri kamili umefanyika.

Uchambuzi wa fursa huanza baada ya uthibitisho na mtu aliyetajwa kuchukua umiliki. Kutenganisha hatua hizi huzuia jibu rafiki la kiotomatiki kuonekana kama kazi ya mauzo iliyokamilika.

Weka muda wa kumpa fursa mmiliki

Kila ombi lililonaswa linapaswa kupata mmiliki aliyetajwa ndani ya kipindi kilichobainishwa. Kiwango sahihi hutegemea saa za kazi, idadi ya fursa na muundo wa timu, lakini kinapaswa kuwa wazi.

Mmiliki anahitaji kuona ujumbe wa awali, mawasiliano, njia, muda wa kuwasili na taarifa zilizotolewa tayari. Kutaja mtu bila muktadha kunahamisha mkanganyiko kwa mtu mwingine.

Ikiwa maombi yanaingizwa au kuundwa kiotomatiki, hakikisha nakala, mawasiliano yasiyokamilika na ujumbe usioweza kushughulikiwa vinaingia kwenye foleni ya ukaguzi inayoonekana badala ya kupotea.

Pandisha maombi yasiyohudumiwa

Bainisha kinachotokea ikiwa hakuna anayekubali fursa au jibu la kwanza la mtu linachelewa. Kupandisha kunaweza kumjulisha kiongozi wa timu, kuhamisha ombi kwenye foleni ya dharura au kuligawa kwa mtu anayepatikana.

Tumia sheria tofauti kwa saa za kazi na usiku. Usiahidi jibu la mtu la papo hapo ikiwa timu haiwezi kulitoa. Uthibitisho ulio wazi wenye muda sahihi wa majibu huweka matarajio ya kuaminika zaidi kuliko ahadi isiyo halisi.

Fanya kabidhiano kutoka kiotomatiki kwenda kwa mtu liwe wazi

Ujumbe wa kwanza wa mtu uonyeshe kuwa mshauri ameelewa ombi. Rejelea tarehe, kundi au kipaumbele kilichotajwa badala ya kuanzisha mazungumzo upya kwa maswali ya jumla.

Mshauri pia aweke hatua inayofuata: mazungumzo ya kuelewa mahitaji, ombi la taarifa inayokosekana au muda wa mwelekeo wa kwanza wa ratiba. Kiotomatiki kimetimiza kazi yake wakati mtu sahihi anaweza kuendelea bila kumwomba mteja arudie kila kitu.

Pima umiliki, si kasi pekee

Fuatilia muda wa uthibitisho, muda wa kupata mmiliki, muda wa jibu la kwanza la mtu lenye manufaa, maombi yasiyogawiwa na fursa zinazobaki bila suluhisho baada ya mawasiliano ya kwanza. Vipimo hivi huonyesha ikiwa mtiririko unafanya kazi zaidi ya kuonekana kujibu mara moja.

SLA imara ya WhatsApp huunganisha kasi na wajibu. Tazama usimamizi wa fursa za WhatsApp kwa biashara za safari.