במאמר זה
איך ספקי פעילויות מעבירים הזמנות מאושרות לצוות התפעול
הזמנת פעילות מאושרת אינה מוכנה לביצוע רק משום שהלקוח הסכים למחיר. צוות התפעול עדיין זקוק לפרטי האורחים הנכונים, מצב התשלום, שעת השירות, הנחיות מפגש, מסמכים ותמונה ברורה של כל דבר שנותר פתוח.
כשהפרטים מפוזרים בין דוא״ל, צ׳אט, רשומות תשלום וגיליונות, צוות הביצוע צריך להרכיב מחדש את ההזמנה. העברה מבוקרת יוצרת רשומה תפעולית עדכנית אחת ומבהירה מי אחראי.
להגדיר מה פירוש אישור
הצוות צריך להסכים על התנאים שמעבירים בקשה למצב מאושר. הם עשויים לכלול הסכמה בכתב, מקדמה, אישור ספק או אישור פנימי. הכלל המדויק יכול להשתנות, אך אסור שיתבסס על פרשנות אישית.
תעדו את תאריך האישור, מי אישר, השירות המוסכם, הסכום ששולם או נותר לתשלום וכל מועד שעדיין חשוב. אם הזמנה זמנית או מוחזקת כאופציה, השאירו את המצב גלוי במקום להציג אותה כסופית.
קבעו הדגמת MeisterCRM ממוקדת ומפו את תהליך העבודה הזה ללידים, הצעות מחיר והזמנות של הצוות שלכם.
להשלים את רשומת האורחים והשירות
לפני ההעברה, בדקו שצוות התפעול יכול לזהות את השירות ואת מקבליו. תעדו תאריך ושעה מאושרים, נקודת איסוף או מפגש, נוסע מוביל, פרטי קשר, מספר אורחים, גילאים רלוונטיים, צורכי שפה או נגישות והשירותים המוסכמים.
אל תעתיקו פרטים חלקיים לקובץ תפעול נפרד. עדכנו את אותה רשומת הזמנה שמשמשת את צוות המכירות, כדי ששינויים מאוחרים של הלקוח יישארו מחוברים לביצוע.
להתאים תשלומים, שוברים ומסמכים
ההעברה צריכה להראות מה חויב, מה התקבל, מה נותר לתשלום ומי אחראי לגבייה. היא צריכה גם להראות אם שובר, אישור, כתב ויתור, רשימת נוסעים או מסמך נדרש אחר הוכנו ונשלחו.
השתמשו במצבים מפורשים במקום להניח שמסמך קיים משום שמישהו הזכיר אותו בהודעה. כל פריט פתוח צריך אחראי ומועד יעד.
להפוך הבטחות ללקוח לפעולות תפעוליות
שיחות מכירה כוללות לעיתים הבטחות שאינן מתאימות לשדה רגיל: איסוף פרטי, הערת תזונה, חגיגה מיוחדת או שעת מפגש מתוקנת. הפכו כל הבטחה רלוונטית לפעולה גלויה עבור מי שמבצע את השירות.
קשרו את הפעולה למקור שלה, כדי שהתפעול יוכל לאמת מה הוסכם. אם לא ניתן לאשר בקשה, תעדו את החלופה שנמסרה ללקוח במקום להשאיר הערה מעורפלת.
לסגור את ההעברה בבדיקת מוכנות
לפני הביצוע בדקו פרטי אורחים, שעת שירות, אנשי קשר, מצב תשלום, מסמכים, דרישות מיוחדות ופעולות פתוחות. ההזמנה מוכנה רק כאשר לכל פריט לא פתור יש אחראי ומועד.
התהליך הזה אינו מנהל מלאי למכירה או קיבולת משאבים. הוא שולט במה שקורה לאחר אישור הזמנת פעילות. לתהליך משותף של הזמנה וביצוע, הכירו את תוכנת ההזמנות למפעילי תיירות.
הבא רעיונות אלה לידי ביטוי
קבעו הדגמת MeisterCRM ממוקדת ומפו את תהליך העבודה הזה ללידים, הצעות מחיר והזמנות של הצוות שלכם.