במאמר זה
איך סוכני נסיעות שומרים על התאמה בין תשובות ספקים להצעות ללקוח
סוכני נסיעות מתאמים לעיתים קרובות בקשת לקוח מול כמה ספקים במקביל. מלון אחד משיב בדוא״ל, ספק פעילות מאשר ב-WhatsApp וחברת העברות שולחת גיליון תעריפים. בינתיים הלקוח מצפה להצעה אחת ברורה.
האתגר התפעולי אינו איסוף התשובות. הוא שמירה על כל תלות בספק מחוברת להבטחה ללקוח. הצעה הופכת מסוכנת כאשר זמינות, תנאים או מועדי תפוגה משתנים בלי להגיע לגרסה שהלקוח רואה.
לסמן כל תלות בספק בתוך ההצעה
ציינו אילו שירותים מאושרים, מוחזקים כאופציה, התבקשו או מוערכים. אסור ששירות ייראה סופי בתוך הצוות כשהספק עדיין לא התחייב אליו.
לכל תלות תעדו את הספק, תאריך הבקשה, מצב התשובה, התנאים, מועד תפוגת האופציה או השחרור והאדם שאחראי למעקב. כך אוסף הודעות הופך לתהליך שניתן לנהל.
קבעו הדגמת MeisterCRM ממוקדת ומפו את תהליך העבודה הזה ללידים, הצעות מחיר והזמנות של הצוות שלכם.
להפריד פרטי ספק ממידע המוכן ללקוח
תשובות ספק יכולות לכלול תעריפי נטו, קיצורים תפעוליים, תנאי ביטול וחריגים. הלקוח צריך תיאור ברור של מה כלול, מה עדיין כפוף לזמינות ועד מתי נדרשת החלטה.
הפכו את תשובת הספק למידע המוכן ללקוח בלי לאבד את המקור. הסוכן צריך להיות מסוגל לקשר כל הבטחה בהצעה להודעה המאשרת או לתנאי החוזה שעליו היא נשענת.
להעביר שינויים להצעה הפעילה
שינוי אצל ספק יכול להשפיע על יותר משורה אחת. מלון אחר עשוי לשנות העברות, חלוקת חדרים, קצב המסלול, תנאי ביטול ומחיר כולל. עדכנו את ההצעה המחוברת במקום לערוך מסמך מבודד.
תעדו מה השתנה, מדוע ואם הלקוח צריך לאשר אפשרות חדשה. אם אופציית זמינות פגה, הפכו את המצב לגלוי לפני שממשיכים להציג אותה כמובטחת.
לתת לכל פריט בהמתנה אחראי ותאריך
״ממתינים לספק״ אינו מצב מלא. ציינו מי יבצע את המעקב ובאיזה תאריך. השתמשו ברשימות נפרדות לתשובות שמאחרות, אופציות שעומדות לפוג ושירותים הזקוקים לחלופה.
כך הסוכן יכול לעדכן באופן יזום. עדכון ברור נותן ללקוח תמונה אמינה יותר מהצעה שנראית סופית ומשתנה מאוחר יותר במפתיע.
לשמור את שיחת הלקוח מחוברת
כשהלקוח מבקש שינוי, תעדו אותו מול השירות ובקשת הספק המתאימים. כשהספק עונה, עדכנו את אותה רשומה מסחרית והכינו את המענה הבא ללקוח.
סוכני נסיעות עובדים בצורה הטובה ביותר כשתיאום הספקים והתקשורת עם הלקוח הם שתי תצוגות של אותה נסיעה. לתהליך משותף של מכירות והצעות, הכירו את תוכנת ה-CRM לעסקי תיירות.
הבא רעיונות אלה לידי ביטוי
קבעו הדגמת MeisterCRM ממוקדת ומפו את תהליך העבודה הזה ללידים, הצעות מחיר והזמנות של הצוות שלכם.