Il-bookings huma fejn il-profitt tal-ivvjaġġar huwa protett, mhux biss fejn il-vjaġġi huma kkonfermati

Għaliex il-kontroll tal-prenotazzjoni huwa importanti wara l-konferma

Għal negozju tal-ivvjaġġar, il-konferma mhix il-linja tal-finitura. Huwa l-mument fejn ir-responsabbiltà tibdel il-forma. Qabel il-konferma, it-tim qed ibiegħ: jifhem lill-klijent, jiddisinja l-itinerarju, ipprezza l-vjaġġ u jikkonverti l-proposta. Wara l-konferma, in-negozju għandu jwassal dak li kien imwiegħed.

Dan huwa fejn ħafna operaturi tat-turs u DMCs jitilfu l-kontroll. Vjaġġ jista 'jinbiegħ, iżda l-lukanda xorta teħtieġ konferma mill-ġdid. Trasferiment jista 'jiġi inkluż, iżda l-fornitur jista' għadu ma jkollux il-ħin tal-ġbir korrett. Jista' jintbagħat voucher, iżda t-tip ta' kamra jista' jkun inbidel. Il-klijent jista' jkun ħallas, iżda l-bilanċi tal-fornituri jistgħu jkunu għadhom pendenti. Fuq il-karta, il-prenotazzjoni tidher kompluta. Operazzjonalment, xorta jista' jkun fih ir-riskju.

Proċess ta 'prenotazzjoni b'saħħtu jipproteġi tliet affarijiet f'daqqa: l-esperjenza tal-klijent, ir-relazzjoni tal-fornitur u l-marġni finali. Jekk dawk it-tliet oqsma ma jkunux konnessi, it-tim isir reattiv. Jekk ikunu konnessi, kull bidla tista 'tiġi mmaniġġjata bil-kalma, anke meta l-vjaġġ ikun diġà bbukkjat, imħallas u qrib it-tluq.

Il-konferma hija biss il-punt tat-trasferiment

Meta klijent jaċċetta proposta, jibda l-proċess tal-prenotazzjoni. Dan huwa l-mument li tirrevedi l-itinerarju finali, id-dettalji tal-vjaġġatur, il-prezzijiet, it-termini tal-ħlas u l-informazzjoni dwar il-fattura qabel ma l-proposta tinbidel f’prenotazzjoni. L-għan mhux biss li jiġi mmarkat il-ftehim bħala mirbuħ. L-għan huwa li jinħoloq rekord operattiv li t-tim jista' jafda.

F'MeisterCRM, il-prenotazzjoni ssir il-post fejn it-tim jista 'jissorvelja l-istatus, id-data tal-wasla, il-valur totali u d-dettalji tal-vjaġġ ikkonfermati. Dan huwa importanti għaliex it-timijiet tal-operazzjonijiet m'għandhomx għalfejn ifittxu permezz ta' verżjonijiet tal-proposti qodma, messaġġi WhatsApp jew spreadsheets biex jifhmu dak li nbiegħ.

Prenotazzjoni kkonfermata għandha twieġeb mistoqsijiet sempliċi immedjatament:

• Min qed jivvjaġġa?
• Meta jaslu u jitilqu?
• Liema servizzi huma inklużi?
• Liema fornituri huma responsabbli?
• X'tħallas mill-klijent?
• X'għad irid jitħallas lill-fornituri?
• X'inhu l-profitt mistenni wara l-ispejjeż?

Jekk il-prenotazzjoni ma tkunx tista' twieġeb dawk il-mistoqsijiet, it-tim jerġa' joħloq il-verità manwalment kull darba li xi ħaġa tinbidel.

Il-koordinazzjoni tal-fornitur tipproteġi l-itinerarju

L-operazzjonijiet tal-ivvjaġġar jiddependu fuq il-fornituri: lukandi, lodges, gwidi, fornituri tat-trasferimenti, imsieħba tal-attivitajiet, linji tal-ajru, awtoritajiet tal-parks u fornituri add-on. Il-klijent jesperjenza vjaġġ wieħed, iżda l-operatur qed jikkoordina ħafna impenji separati wara l-kwinti.

Huwa għalhekk li d-dejta tal-fornitur u l-loġika tal-kuntratt m'għandhomx jgħixu barra s-CRM. Meta l-ismijiet tal-fornituri, id-dettalji tal-kuntatt, l-ispejjeż tal-kuntratt, ir-regoli tal-età, il-limiti tal-pax, id-dati validi u l-marġini huma maħżuna fil-katalgu, il-prenotazzjoni ssir aktar faċli biex tiġi kkontrollata. It-tim jista 'jara mhux biss liema servizz kien inkluż, iżda għaliex kien ipprezzat b'dak il-mod.

Il-koordinazzjoni tal-fornituri għandha sseħħ fuq żewġ livelli. L-ewwel, id-disponibbiltà trid tiġi kkonfermata: kmamar, vetturi, gwidi, attivitajiet u arranġamenti speċjali. It-tieni, il-kundizzjonijiet finanzjarji għandhom jiġu ċċekkjati: spiża netta, rekwiżit ta 'depożitu, skadenza tal-ħlas, regoli ta' kanċellazzjoni u jekk il-fornitur biddel ir-rata.

L-iktar frażi perikoluża fl-operazzjonijiet tal-prenotazzjoni hija "għandu jkun tajjeb." Jekk fornitur ma jkunx ikkonferma, mhuwiex multa. Jekk l-ispiża ma tkunx ġiet iċċekkjata, il-marġni mhux protett. Jekk id-dettalji tal-vjaġġatur inbidlu iżda l-allokazzjoni tal-kamra ma ġietx aġġornata, il-vawċer jista’ jkun ħażin.

Il-vawċers għandhom ikunu struzzjonijiet operattivi

Il-vawċers ħafna drabi jiġu ttrattati bħala dokumenti, iżda huma aktar importanti minn hekk. Vawċer huwa struzzjoni operattiva mibgħuta lil fornitur. Jgħid lill-lukanda, lill-gwida, lill-kumpanija tat-trasferiment jew lill-fornitur tas-servizz x'għandhom iwasslu, għal min, f'liema data u taħt liema kundizzjonijiet.

Vawċer tajjeb għandu jnaqqas l-ambigwità. Għandu jinkludi l-informazzjoni tal-prenotazzjoni konfermata, l-ismijiet tal-vjaġġaturi, id-data tas-servizz, id-dettalji tal-fornitur, il-konfigurazzjoni tal-kamra jew tas-servizz, il-pjan tal-ikel fejn rilevanti, rimarki u kwalunkwe kundizzjoni speċjali bħal "extras pagabbli direttament mill-klijenti." Meta fornitur jirċievi l-vawċer, m'għandux għalfejn jistaqsi mistoqsijiet bażiċi.

Dan huwa speċjalment importanti meta bosta nies jaħdmu fuq l-istess prenotazzjoni. L-aġent tal-bejgħ jista 'jkun jaf l-istorja tal-klijent. L-aġent tal-prenotazzjoni jista 'jkun jaf il-fornitur. Il-maniġer tal-operazzjonijiet jista' jiċċekkja l-pagamenti. Il-gwida tista' tara biss id-dokumenti tal-ivvjaġġar finali. Il-vawċers joħolqu allinjament bejniethom kollha.

F'MeisterCRM, il-vawċers isiru parti mill-fluss tax-xogħol ta' wara l-konferma. Għandhom jiġu ġġenerati biss meta l-prenotazzjoni tkun lesta biżżejjed biex tkun operattivament sinifikanti. Vawċer mibgħut kmieni wisq jista' joħloq konfużjoni. Vawċer mibgħut tard wisq jista' joħloq pressjoni. Il-ħin it-tajjeb huwa wara li s-servizz ikun ġie ċċekkjat, il-fornitur ikun allinjat u d-dettalji tal-prenotazzjoni jkunu stabbli biżżejjed biex jikkomunikaw.

Issepara l-ħlasijiet deħlin mill-impenji ħerġin

Wieħed mill-akbar żbalji fl-operazzjonijiet tal-ivvjaġġar huwa li jħawdu l-flus miġbura mal-profitt miksub. Ħlas tal-klijent itejjeb il-likwidità, iżda ma jfissirx awtomatikament li l-prenotazzjoni hija profittabbli. Il-marġni reali jidher biss meta t-tim iqabbel il-prezz tal-bejgħ mal-ispejjeż kollha tax-xiri, ħlasijiet tal-fornituri, skontijiet, taxxi, rifużjonijiet u ekstras tal-aħħar minuta.

Il-ħlasijiet li jidħlu u l-impenji ħerġin għandhom jiġu ssorveljati separatament.

Ħlasijiet li jidħlu jinkludu:

• Depożiti tal-klijenti
• Ħlasijiet tal-bilanċ
• Aġġorna l-ħlasijiet
• Ħlasijiet addizzjonali
• Miżati tal-bidla tard
• Rifużjonijiet jew krediti maħruġa lill-klijent

L-impenji li joħorġu jinkludu:

• Depożiti u bilanċi tal-lukandi
• Pagamenti ta' gwida u sewwieqa
• Spejjeż tat-trasferiment
• Ħlasijiet tal-fornitur tal-attività
• Miżati tal-parkeġġ jew miżati tal-post
• Spejjeż tat-titjira jew tal-biljetti
• Servizzi ta' sostituzzjoni ta' emerġenza
• Penali għall-kanċellazzjoni tal-fornitur

Din is-separazzjoni hija kritika meta kollox ikun diġà bbukkjat u mħallas. Klijent jista 'jkun ħallas l-ammont sħiħ, iżda bidla fil-lukanda xorta tista' żżid l-ispiża. Fornitur jista' jeħtieġ depożitu mhux rifużjoni, iżda vjaġġatur jista' jitlob bidla fid-data. Aġġornament tal-vettura jista 'jtejjeb l-esperjenza, iżda jista' jnaqqas il-marġni jekk il-klijent ma jiġix iċċarġjat għaliha.

It-traċċar tal-ħlas għandu għalhekk iwieġeb żewġ mistoqsijiet differenti: "X'ħallas il-klijent?" u "X'għadna nirrispettaw jew nirriskjaw li nħallsu?" It-tieni mistoqsija biss tipproteġi l-profitt.

Bidliet tal-aħħar minuta jeħtieġu proċess ta’ bidla kkontrollata

Bidliet fl-aħħar minuta huma normali fl-ivvjaġġar. It-titjiriet jaslu tard. Mistieden iżid lejl żejjed. A lukanda overbooks. Tifel isir taxxabbli skont ir-regola tal-età tal-fornitur. Vjaġġatur jitlob vettura privata. It-temp jaffettwa attività. Gwida ma tkunx disponibbli. Il-problema mhix li l-bidliet iseħħu. Il-problema hija meta l-bidliet iseħħu mingħajr proċess.

Meta vjaġġ ikun diġà prenotat u mħallas, kull bidla għandha tiġi ttrattata kemm bħala aġġornament operattiv kif ukoll bħala avveniment finanzjarju. Anke bidla żgħira tista 'tmiss partijiet multipli tal-prenotazzjoni: disponibbiltà tal-fornitur, dettalji tal-vawċers, ħin tat-trasferiment, bilanċ tal-fattura, marġni u komunikazzjoni tal-klijent.

Proċess prattiku ta' bidla għandu jidher bħal dan:

1. Ffriża l-verżjoni attwali: identifika dak li kien ikkonfermat u mħallas oriġinarjament.
2. Identifika s-servizzi affettwati: lukanda, trasferiment, attività, titjira, ħlas għall-lok, addon jew vawċer.
3. Iċċekkja l-kundizzjonijiet tal-fornitur: disponibbiltà, penali, spiża ġdida u skadenza tal-ħlas.
4. Ikkalkula mill-ġdid il-prenotazzjoni: qabbel l-ispiża tax-xiri l-ġdida mal-prezz tal-bejgħ oriġinali.
5. Iddeċiedi min jassorbi d-differenza: klijent, operatur, fornitur jew eċċezzjoni kummerċjali.
6. Aġġorna d-dokumenti: vawċers, itinerarju, fattura jew noti interni.
7. Ikkomunika b'mod ċar: aġġornament tal-klijent, konferma mill-ġdid tal-fornitur u kompitu tat-tim.
8. Revedi l-impatt tal-P&L: kun żgur li l-bidla fil-marġni hija viżibbli, mhux moħbija.

Dan jipprevjeni l-problema komuni fejn l-operazzjonijiet "jiffissaw" il-vjaġġ iżda l-finanzi jiskopru t-telf aktar tard. L-aħjar timijiet isolvu l-kwistjoni tal-klijent u jipproteġu l-marġni fl-istess ħin.

Uża l-komunikazzjoni, il-kompiti u l-kalendarju meta tiżdied il-pressjoni

Meta sseħħ bidla fl-aħħar minuta, il-veloċità tkun importanti. Iżda l-veloċità mingħajr traċċar toħloq konfużjoni. Messaġġ WhatsApp jista 'jsolvi l-kwistjoni immedjata, iżda jekk il-konversazzjoni ma tkunx konnessa mal-prenotazzjoni, il-bqija tat-tim jista' ma jkunx jaf x'inbidel.

Dan huwa fejn il-kompiti, il-mudelli u l-istorja tal-komunikazzjoni jsiru għodod operattivi. Konferma mill-ġdid tal-fornitur tista' ssir kompitu. Aġġornament tal-klijent jista' jintbagħat minn mudell. Tista' tiġi skedata tfakkira tal-ħlas. Korrezzjoni tal-vawċer tista' tiġi assenjata lill-aġent tal-prenotazzjoni. Maniġer jista 'jara dak li huwa skadut minflok jistenna li xi ħadd jiftakar.

Il-kalendarju tal-prenotazzjoni huwa utli wkoll għaliex l-operazzjonijiet tal-ivvjaġġar huma sensittivi għad-data. Bidla f’ġurnata waħda tista’ taffettwa t-trasferiment tal-għada, iċ-check-in fil-lukanda jew il-ħin tal-bidu tal-attività. Il-viżibilità tal-kronoloġija tgħin lit-tim jifhem il-vjaġġi li jikkoinċidu, il-wasliet li ġejjin u l-pressjoni operattiva tul il-kalendarju.

L-għan mhuwiex li jiġi dokumentat kollox f'ġieħ l-amministrazzjoni. L-għan huwa li jiġi żgurat li l-persuna li jmiss tkun tista’ taġixxi mingħajr ma tistaqsi, “X’ġara?”

L-għarfien jgħaqqad l-operazzjonijiet mal-profitt u t-telf

Ix-xogħol operattiv għandu eventwalment jidher fir-rappurtar. Jekk il-prenotazzjonijiet huma kkonfermati iżda l-marġini jibqgħu jiċkienu, in-negozju jeħtieġ li jkun jaf għaliex. Jekk ċerti aġenti jbigħu vjaġġi bi qligħ iżda oħrajn jeħtieġu wisq korrezzjonijiet manwali, il-ġestjoni teħtieġ viżibilità. Jekk prenotazzjoni tidher siewja iżda l-ispejjeż tal-fornitur qed jogħlew, il-P&L għandu jiżvela r-riskju.

MeisterCRM Insights jgħin lit-timijiet iħarsu lil hinn mill-prenotazzjonijiet individwali u jifhmu l-prestazzjoni fin-negozju kollu. Il-metriċi tal-istatus juru rata ta 'konferma, dħul potenzjali, valur tal-pipeline peżat u valur totali. Il-fehmiet tal-palk juru fejn qed jiċċaqilqu jew qed jiċċaqilqu ċ-ċomb u l-bookings. L-opinjonijiet tal-P&L jgħinu lit-timijiet janalizzaw il-marġni tal-profitt medju, il-valur medju tal-ftehim u l-marġni mill-aġent.

Dan huwa importanti għaliex ħafna negozji tal-ivvjaġġar jirrevedu biss il-profittabilità fl-aħħar tax-xahar. Sa dak iż-żmien, ikun tard wisq biex tikkoreġi l-prenotazzjoni. Approċċ aħjar huwa li jiġi mmonitorjat il-marġni matul il-proċess kollu: waqt is-simulazzjoni tal-proposta, wara l-konferma, wara l-prenotazzjoni tal-fornitur, wara bidliet tal-aħħar minuta u wara li l-vjaġġ ikun lest.

L-aħjar rapporti jwieġbu mistoqsijiet prattiċi:

• Il-prenotazzjonijiet ikkonfermati huma attwalment profittabbli?
• Liema fornituri jew servizzi joħolqu pressjoni tal-marġni?
• Liema aġenti jipproduċu l-aktar marġni medju b'saħħtu?
• L-iskontijiet qed inaqqsu l-profitt aktar milli mistenni?
• Il-bidliet fl-aħħar minuta qed jiġu ċċarġjati b'mod korrett?
• L-ispejjeż ħerġin tal-fornitur qed jiżdiedu wara l-konferma?
• Il-vjaġġi huma lesti biss meta l-ħlasijiet u d-dokumenti jkunu kompluti?

Ir-rappurtar tal-qligħ u t-telf mhuwiex biss kontabilità. Għal operatur turistiku, huwa feedback operattiv.

Fluss tax-xogħol sempliċi ta’ kontroll tal-prenotazzjoni li tista’ timplimenta

M'għandekx bżonn proċess ikkumplikat biex tibda. Ikollok bżonn punti ta' kontroll konsistenti li kull vjaġġ ikkonfermat jgħaddi minnhom.

1. Ikkonferma l-proposta bir-reqqa

   Qabel ma toħloq il-prenotazzjoni, ivverifika d-dettalji tal-vjaġġatur, id-dati tal-itinerarju, il-prezzijiet, l-inklużjonijiet, l-esklużjonijiet u t-termini tal-ħlas.

2. Oħloq ir-rekord tal-prenotazzjoni

   Mexxi l-vjaġġ ikkonfermat fil-prenotazzjonijiet sabiex it-tim ikun jista’ jsegwi l-istatus, il-valur totali, id-data tal-wasla, l-aġent assenjat u l-progress operattiv.

3. Ikkonferma d-disponibbiltà tal-fornitur

   Iċċekkja lukandi, trasferimenti, attivitajiet, titjiriet, gwidi, miżati tal-park u add-ons. Tassumux li l-prezz tal-proposta huwa ugwali għall-konferma tal-fornitur.

4. Ivvalida l-ispejjeż tax-xiri

   Uża l-loġika tal-kuntratt u s-simulazzjoni biex tqabbel l-ispiża, il-prezz tal-bejgħ, il-profitt nett, il-marġni u l-kummissjoni qabel ma jiġu ffinalizzati d-dokumenti.

5. Straċċa l-pagamenti li jkunu deħlin

   Irreġistra depożiti, bilanċi, roħs, taxxi, żidiet u rifużjonijiet sabiex it-tim ikun jaf x'ħallas il-klijent u dak li jibqa' dovut.

6. Straċċa l-impenji ħerġin

   Immonitorja d-depożiti tal-fornituri, il-bilanċi, il-penali, is-sostituzzjonijiet u l-ispejjeż żejda urġenti sabiex il-marġni reali tal-prenotazzjoni jibqa’ viżibbli.

7. Iġġenera vawċers biss meta tkun lesta

   Ibgħat vawċers ladarba d-dettalji tal-fornitur, l-allokazzjoni tal-vjaġġatur, id-dati tas-servizz u r-rimarki jkunu korretti.

8. Rikonċilja wara l-vjaġġ

   Wara l-ivvjaġġar, irrevedi l-ispejjeż finali tal-fornitur, il-pagamenti tal-klijenti, ir-rifużjonijiet, il-krediti, il-marġni u l-prestazzjoni tal-aġent qabel ma tagħlaq il-prenotazzjoni.

Dan il-fluss tax-xogħol jibdel il-prenotazzjonijiet f'sistema ta' kontroll operattiv aktar milli lista ta' vjaġġi kkonfermati.

Takeaways ewlenin

Il-bookings huma fejn il-profitt tal-ivvjaġġar huwa protett. Vjaġġ ikkonfermat għad jeħtieġ koordinazzjoni tal-fornitur, vawċers, traċċar tal-pagamenti deħlin, kontroll tal-ispejjeż ħerġin, preċiżjoni tad-dokumenti u ġestjoni tal-bidliet fl-aħħar minuta. Mingħajr struttura, kull bidla ssir salvataġġ manwali. Bl-istruttura, it-tim jista 'jirrispondi malajr mingħajr ma jitlef il-viżibilità.

MeisterCRM jgħaqqad il-vjaġġ tal-bejgħ u l-operat sabiex it-timijiet ikunu jistgħu jimxu minn proposta għall-prenotazzjoni, jimmaniġġjaw fornituri, jiġġeneraw vawċers, jimmonitorjaw il-ħlasijiet, jużaw ħidmiet u għodod ta 'komunikazzjoni, u jirrevedu l-prestazzjoni f'Insights. Ir-riżultat mhuwiex biss operazzjonijiet aktar bla xkiel. Huwa kontroll aħjar fuq il-profitt u t-telf mill-mument li l-klijent jgħid iva sakemm il-vjaġġ ikun kompletament rikonċiljat.

Għall-fluss tax-xogħol kummerċjali, uża din il-paġna tas-soluzzjoni relatata: software tal-prenotazzjoni tal-operatur turistiku.