Đề xuất du lịch nhanh hơn đến từ cấu trúc, không phải tốc độ

Tại sao tốc độ một mình không hoạt động

Trong bán hàng du lịch, “nhanh” thường được coi là một đặc điểm tính cách: một số đại lý nhanh, số khác lại chậm. Trên thực tế, tốc độ đề xuất chủ yếu là do vấn đề hệ thống. Khi các nhóm cố gắng phản hồi nhanh hơn bằng cách thúc đẩy các tác nhân mạnh hơn, kết quả có thể đoán trước được: nhiều sai sót hơn, nhiều bản sửa đổi hơn và nhiều căng thẳng hơn. Tốc độ được tạo ra thông qua áp lực rất mong manh vì nó phụ thuộc vào nỗ lực của từng cá nhân thay vì quy trình làm việc lặp đi lặp lại.

Tốc độ bền vững đến từ cấu trúc. Các nhà điều hành tour và DMC hoạt động tốt nhất sẽ phản hồi nhanh chóng vì họ đã chuẩn bị sẵn sàng. Họ không bắt đầu từ một trang trống. Họ tập hợp các đề xuất từ ​​các khối xây dựng đã được chứng minh và các quy tắc định giá mà họ tin tưởng.

Vai trò của các mẫu hành trình có thể sử dụng lại

Các chuyến đi nhiều ngày theo khuôn mẫu. Ngày đến thường bao gồm dịch vụ đưa đón sân bay và đêm đầu tiên ở khách sạn. Các mạch Safari có các tuyến đường định kỳ và trình tự nghỉ. Phần mở rộng bãi biển lặp lại các dãy khách sạn giống nhau và các hoạt động tùy chọn. Khi bạn nắm bắt được những khuôn mẫu này trong các mẫu, bạn biến trải nghiệm thành quá trình.

Mẫu thực hiện ba việc cùng một lúc:

• Giảm thời gian trích dẫn bằng cách loại bỏ công việc lặp đi lặp lại.
• Cải thiện tính nhất quán trong toàn nhóm (bố cục, nội dung, giọng điệu).
• Bảo vệ chất lượng bằng cách bắt đầu từ một cấu trúc mà bạn đã biết sẽ bán được.

Quy trình làm việc theo mẫu đầu tiên không loại bỏ việc chỉnh sửa. Nó tạo ra một đường cơ sở vững chắc để việc điều chỉnh nhanh hơn và an toàn hơn.

Nội dung tập trung và logic định giá

Tốc độ đề xuất không chỉ là về cách bố trí hành trình. Nó cũng là về nội dung và giá cả.

Nếu các mô tả về khách sạn, các bản ghi hoạt động và tóm tắt điểm đến nằm rải rác trên các tài liệu và thư mục, thì nhân viên sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm và viết lại. Danh mục trung tâm có nghĩa là nội dung đã tồn tại, ở định dạng phù hợp, sẵn sàng để sử dụng lại.

Giá cả là nơi tốc độ thường sụp đổ. Tính toán thủ công buộc các nhân viên phải chậm lại vì họ không thể tin tưởng vào tổng số. Cách tiếp cận định giá du lịch có cấu trúc sẽ loại bỏ sự do dự đó bằng cách áp dụng các quy tắc nhất quán:

• lợi nhuận được cố ý đặt ra (theo loại sản phẩm hoặc nhà cung cấp)
• logic phân bổ phòng (đơn/đôi/ba) phù hợp với thực tế
• loại khách du lịch (người lớn/trẻ em/trẻ sơ sinh) được định giá chính xác
• bổ sung và tiện ích bổ sung được áp dụng nhất quán

Khi việc định giá được kết nối với hành trình, việc sửa đổi sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Nếu khách hàng thay đổi số lượng khách du lịch hoặc độ dài chuyến đi, đề xuất sẽ cập nhật mà không cần xây dựng lại báo giá.

Nơi các đội thực sự mất thời gian

Hầu hết sự chậm trễ đều xảy ra ở những nơi giống nhau: chờ thiếu đầu vào, tìm kiếm bảng giá và làm lại công việc trong quá trình sửa đổi. Nếu quá trình báo giá của bạn cảm thấy chậm, nguyên nhân thường là do lộ trình, giá cả và định dạng đề xuất nằm trong các công cụ khác nhau. Việc ngắt kết nối đó buộc phải hòa giải thủ công.

Một cải tiến đơn giản là tách biệt thời gian khám phá khỏi thời gian xây dựng. Khám phá là nơi bạn đặt câu hỏi và nắm bắt những hạn chế. Thời gian xây dựng là nơi bạn tập hợp. Khi cả hai được kết hợp, các đặc vụ bắt đầu xây dựng quá sớm, sau đó xây dựng lại sau đó.

Căn chỉnh bên trong làm giảm ma sát

Một nguồn đáng ngạc nhiên của những đề xuất chậm là tranh luận nội bộ. Nếu nhóm không chia sẻ định nghĩa rõ ràng về “đề xuất đã sẵn sàng”, các đại lý sẽ do dự. Họ yêu cầu phê duyệt, định dạng lại nội dung và viết lại các phần vì mỗi người có một tiêu chuẩn khác nhau.

Căn chỉnh đơn giản nhưng mạnh mẽ:

• Xác định thông tin tối thiểu cần thiết trước khi xây dựng một đề xuất.
• Xác định cấu trúc mà mọi đề xuất phải tuân theo.
• Xác định nội dung tóm tắt về giá phải thể hiện (bao gồm, loại trừ, các mục tùy chọn).

Khi tiêu chuẩn đã tồn tại, các đại lý có thể tự tin giao hàng—và người quản lý có thể huấn luyện dựa trên những kỳ vọng tương tự.

Nó cũng giúp theo dõi một số liệu: thời gian đến đề xuất đầu tiên. Không phải vì tốc độ là tất cả, mà bởi vì nó tiết lộ nơi ma sát tồn tại. Nếu đường trung bình hướng lên trên thì quá trình này đang bị phá vỡ ở đâu đó.

Quy trình làm việc lặp lại “báo giá nhanh hơn”

Một quy trình làm việc mạnh mẽ là ngắn gọn và nhất quán. Đối với hầu hết các doanh nghiệp du lịch, nó trông như thế này:

1. Đạt tiêu chuẩn nhanh chóng: ngày nắm bắt, khách du lịch, phạm vi ngân sách và mức độ ưu tiên.
2. Sao chép mẫu: chọn mẫu hành trình gần nhất và điều chỉnh ngày.
3. Hoán đổi các biến: thay thế khách sạn, hoạt động và dịch vụ đưa đón dựa trên sở thích.
4. Xác thực giá: xác nhận lợi nhuận, phần bổ sung và quy tắc dành cho khách du lịch.
5. Gửi liên kết trước: chia sẻ liên kết đề xuất thân thiện với thiết bị di động; chỉ xuất PDF khi được yêu cầu.
6. Theo dõi theo giai đoạn: một lần theo dõi sau khi gửi, một lần sau hai ngày, sau đó nhắc nhở sửa đổi.

Sức mạnh không nằm ở bất kỳ bước đơn lẻ nào - nó nằm ở việc lặp lại cùng một chuyển động mọi lúc.

Bài học chính

Đề xuất du lịch nhanh hơn được xây dựng dựa trên cơ cấu chứ không phải áp lực. Các mẫu hành trình có thể tái sử dụng, danh mục nội dung trung tâm và logic định giá được cập nhật một cách đáng tin cậy sẽ loại bỏ trở ngại khỏi quy trình báo giá. Khi các nhóm tin tưởng vào quy trình làm việc, thời gian phản hồi sẽ được cải thiện, lỗi sẽ giảm và khách hàng trải nghiệm hành trình mua hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với quy trình làm việc thương mại, hãy sử dụng trang giải pháp liên quan này: phần mềm đề xuất du lịch.

So sanh lien quan: Wetu, Tourwriter, Travefy.