Cách đại lý du lịch giữ phản hồi nhà cung cấp và báo giá khách đồng nhất

Cách đại lý du lịch giữ phản hồi nhà cung cấp và báo giá khách đồng nhất

Đại lý thường điều phối một yêu cầu của khách qua nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Khách sạn trả lời qua email, đơn vị hoạt động xác nhận trên WhatsApp và công ty vận chuyển gửi bảng giá. Trong khi đó, khách mong đợi một báo giá rõ ràng.

Thách thức không phải là thu thập câu trả lời. Cần giữ mọi phụ thuộc vào nhà cung cấp kết nối với lời hứa dành cho khách. Báo giá trở nên rủi ro khi tình trạng còn chỗ, điều khoản hoặc hạn hiệu lực thay đổi mà không đến được phiên bản khách nhìn thấy.

Đánh dấu mọi phụ thuộc vào nhà cung cấp trong báo giá

Liệt kê dịch vụ nào đã xác nhận, đang giữ, đã yêu cầu hoặc đang ước tính. Dịch vụ không nên trông như đã chốt trong nội bộ khi nhà cung cấp chưa cam kết.

Với mỗi phụ thuộc, ghi nhà cung cấp, ngày yêu cầu, trạng thái trả lời, điều khoản báo giá, hạn hiệu lực hoặc nhả chỗ và người chịu trách nhiệm theo dõi. Điều này biến một tập hợp tin nhắn thành quy trình có thể quản lý.

Tách chi tiết nhà cung cấp khỏi thông tin sẵn sàng cho khách

Phản hồi nhà cung cấp có thể chứa giá nội bộ, từ viết tắt vận hành, điều khoản hủy và ngoại lệ. Khách cần mô tả rõ về những gì bao gồm, những gì vẫn tùy tình trạng còn chỗ và khi nào họ phải quyết định.

Chuyển phản hồi thành thông tin cho khách mà không làm mất nguồn. Đại lý phải truy ngược mỗi lời hứa trong báo giá về tin nhắn xác nhận hoặc điều khoản hợp đồng.

Đưa thay đổi vào báo giá hiện tại

Thay đổi nhà cung cấp có thể ảnh hưởng nhiều hơn một dòng. Khách sạn khác có thể thay đổi vận chuyển, phân phòng, nhịp hành trình, điều khoản hủy và tổng giá. Hãy cập nhật báo giá được kết nối thay vì một tài liệu riêng lẻ.

Ghi lại điều gì thay đổi, lý do và khách có cần phê duyệt phương án mới không. Nếu chỗ giữ hết hạn, làm trạng thái đó hiển thị trước khi đại lý tiếp tục trình bày như đã đảm bảo.

Giao người phụ trách và ngày cho mọi mục đang chờ

"Đang chờ nhà cung cấp" không phải trạng thái đầy đủ. Hãy nêu người sẽ theo dõi và ngày thực hiện. Dùng danh sách riêng cho phản hồi trễ, chỗ giữ sắp hết hạn và dịch vụ cần phương án thay thế.

Điều này giúp đại lý chủ động giao tiếp. Bản cập nhật rõ ràng cho khách bức tranh đáng tin hơn một báo giá có vẻ cuối cùng rồi bất ngờ thay đổi.

Giữ cuộc trò chuyện với khách được kết nối

Khi khách yêu cầu thay đổi, ghi lại theo dịch vụ và yêu cầu nhà cung cấp liên quan. Khi nhà cung cấp trả lời, cập nhật cùng hồ sơ thương mại và chuẩn bị phản hồi tiếp theo cho khách.

Đại lý làm việc tốt nhất khi điều phối nhà cung cấp và giao tiếp với khách là hai góc nhìn của cùng một chuyến đi. Hãy xem phần mềm CRM cho doanh nghiệp du lịch.