Näin matkatoimistot pitävät toimittajavastaukset ja asiakastarjoukset ajan tasalla

Näin matkatoimistot pitävät toimittajavastaukset ja asiakastarjoukset ajan tasalla

Matkatoimisto koordinoi usein yhtä asiakaspyyntöä usean toimittajan kautta. Hotelli vastaa sähköpostilla, aktiviteettipalvelu vahvistaa WhatsAppissa ja kuljetusyhtiö lähettää hinnaston. Asiakas odottaa samalla yhtä selkeää tarjousta.

Operatiivinen haaste ei ole vastausten kerääminen. Jokainen toimittajariippuvuus on pidettävä yhteydessä asiakkaalle annettuun lupaukseen. Tarjous muuttuu riskiksi, jos saatavuus, ehdot tai määräajat muuttuvat ilman, että asiakasversio päivittyy.

Merkitse jokainen toimittajariippuvuus tarjoukseen

Luokittele palvelut vahvistetuiksi, pidetyiksi, pyydetyiksi tai arvioiduiksi. Palvelu ei saa näyttää sisäisesti lopulliselta, jos toimittaja ei ole sitoutunut siihen.

Kirjaa jokaiselle riippuvuudelle toimittaja, pyyntöpäivä, vastaustila, tarjotut ehdot, voimassaolon tai vapautuksen määräaika ja seurannasta vastaava henkilö. Näin viestikokoelmasta syntyy hallittava prosessi.

Erota toimittajatiedot asiakkaalle valmiista tiedoista

Toimittajavastaus voi sisältää nettohintoja, operatiivisia lyhenteitä, peruutustekstiä ja poikkeuksia. Asiakas tarvitsee selkeän kuvauksen sisällöstä, saatavuudesta riippuvista kohdista ja päätöksen määräajasta.

Muuta vastaus asiakkaalle valmiiksi tiedoksi säilyttäen lähde. Myyjän pitää pystyä jäljittämään jokainen tarjouksen lupaus vahvistavaan viestiin tai sopimusehtoon.

Vie muutokset ajantasaiseen tarjoukseen

Toimittajamuutos voi vaikuttaa useaan kohtaan. Eri hotelli voi muuttaa kuljetuksia, huonejakoa, matkan tahtia, peruutusehtoja ja kokonaishintaa. Päivitä yhdistettyä tarjousta irrallisen asiakirjan sijaan.

Kirjaa, mikä muuttui, miksi ja tarvitseeko asiakas hyväksyä uusi vaihtoehto. Jos pidetty saatavuus umpeutuu, tee tila näkyväksi ennen kuin myyjä jatkaa sen esittämistä varmana.

Anna jokaiselle odottavalle asialle omistaja ja päivämäärä

"Odottaa toimittajaa" ei ole täydellinen tila. Nimeä seuraava henkilö ja toiminnan päivämäärä. Käytä erillisiä listoja myöhässä oleville vastauksille, pian päättyville varauksille ja korvaavaa palvelua tarvitseville kohdille.

Näin myyjä voi viestiä ennakoivasti. Selkeä päivitys antaa asiakkaalle luotettavamman kuvan kuin lopulliselta näyttävä tarjous, joka muuttuu myöhemmin.

Pidä asiakaskeskustelu yhteydessä

Kun asiakas pyytää muutosta, kirjaa se kyseisen palvelun ja toimittajapyynnön yhteyteen. Kun toimittaja vastaa, päivitä sama kaupallinen tietue ja valmistele seuraava asiakasviesti.

Matkatoimisto toimii parhaiten, kun toimittajakoordinointi ja asiakasviestintä ovat saman matkan kaksi näkymää. Tutustu matkailualan CRM-ohjelmistoon.