Näin aktiviteettipalvelut siirtävät vahvistetut varaukset operatiiviselle tiimille

Näin aktiviteettipalvelut siirtävät vahvistetut varaukset operatiiviselle tiimille

Vahvistettu aktiviteettivaraus ei ole valmis toteutukseen vain siksi, että asiakas hyväksyi hinnan. Operatiivinen tiimi tarvitsee yhä oikeat vierastiedot, maksutilan, palveluajan, tapaamisohjeet, asiakirjat ja selkeän näkymän avoimiin asioihin.

Kun tiedot jakautuvat sähköpostiin, keskusteluihin, maksutietoihin ja taulukoihin, toteutustiimi joutuu rakentamaan varauksen uudelleen. Hallittu luovutus luo yhden ajantasaisen operatiivisen tietueen ja tekee omistajan näkyväksi.

Määritä, mitä vahvistus tarkoittaa

Tiimin tulee sopia ehdot, joilla pyyntö siirtyy vahvistetuksi. Niihin voi kuulua kirjallinen hyväksyntä, ennakkomaksu, toimittajan vahvistus tai sisäinen hyväksyntä. Tarkka sääntö voi vaihdella, mutta se ei saa perustua henkilökohtaiseen tulkintaan.

Kirjaa vahvistuspäivä, vahvistaja, sovittu palvelu, maksettu tai avoin summa ja voimassa olevat määräajat. Jos varaus on alustava tai pidossa, pidä tila näkyvänä sen sijaan, että se näyttäisi lopulliselta.

Täydennä vieras- ja palvelutietue

Tarkista ennen luovutusta, että operatiivinen tiimi tunnistaa palvelun ja siihen osallistuvat henkilöt. Kirjaa vahvistettu päivä ja aika, nouto- tai tapaamispaikka, päämatkustaja, yhteystiedot, vierasmäärä, tarpeelliset ikätiedot, kieli- tai saavutettavuustarpeet ja sisältyvät palvelut.

Älä kopioi osittaisia tietoja erilliseen operatiiviseen tiedostoon. Päivitä samaa varaustietuetta, jota myynti käyttää, jotta myöhemmät asiakasmuutokset säilyvät yhteydessä toteutukseen.

Täsmäytä maksut, voucherit ja asiakirjat

Luovutuksen tulee näyttää, mitä on laskutettu, vastaanotettu ja avoinna sekä kuka vastaa maksun keräämisestä. Sen tulee myös osoittaa, onko voucher, vahvistus, vastuuvapautus, matkustajaluettelo tai muu tarvittava asiakirja laadittu ja lähetetty.

Käytä selkeitä tiloja sen sijaan, että oletat asiakirjan olevan olemassa, koska se mainittiin viestissä. Jokainen avoin asia tarvitsee omistajan ja määräajan.

Muuta asiakaslupaukset operatiivisiksi tehtäviksi

Myyntikeskusteluissa on usein lupauksia, jotka eivät sovi vakiokenttään: yksityinen nouto, ruokavaliotoive, merkkipäivä tai muuttunut tapaamisaika. Tee jokaisesta olennaisesta lupauksesta näkyvä tehtävä palvelun toteuttajalle.

Yhdistä tehtävä lähteeseensä, jotta operatiivinen tiimi voi tarkistaa sovitun. Jos pyyntöä ei voida vahvistaa, kirjaa asiakkaalle kerrottu vaihtoehto epäselvän huomautuksen sijaan.

Päätä luovutus valmiustarkistukseen

Tee ennen toteutusta lyhyt tarkistus vierastiedoista, ajoista, yhteyshenkilöistä, maksutilasta, asiakirjoista, erityistarpeista ja avoimista tehtävistä. Varaus on valmis vasta, kun jokaisella avoimella asialla on nimetty omistaja ja määräaika.

Tämä prosessi ei hallitse myytävää inventaariota tai resurssikapasiteettia. Se ohjaa vahvistetun aktiviteettivarauksen jälkeisiä tehtäviä. Tutustu matkanjärjestäjän varausohjelmistoon.