इस लेख में
ट्रैवल एजेंट सप्लायर के जवाब और ग्राहक कोट को एक समान कैसे रखते हैं
एक होटल ईमेल से जवाब देता है, गतिविधि प्रदाता WhatsApp पर पुष्टि करता है और ट्रांसफ़र कंपनी दर तालिका भेजती है। इस बीच ग्राहक एक स्पष्ट कोट की अपेक्षा करता है। जोखिम तब बनता है जब उपलब्धता, शर्त या समय-सीमा का बदलाव ग्राहक को दिखाए जाने वाले संस्करण तक नहीं पहुँचता।
हर सप्लायर निर्भरता को चिह्नित करें
सेवाओं को पक्की, होल्ड पर, अनुरोधित या अनुमानित के रूप में अलग करें। हर निर्भरता के लिए सप्लायर, अनुरोध तारीख, उत्तर की स्थिति, शर्तें, होल्ड की समाप्ति और फ़ॉलो-अप के जिम्मेदार व्यक्ति को दर्ज करें।
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सप्लायर विवरण को ग्राहक के लिए तैयार जानकारी से अलग रखें
सप्लायर के जवाब में आंतरिक दर, संचालन संबंधी संक्षेप, रद्दीकरण भाषा और अपवाद हो सकते हैं। ग्राहक को यह स्पष्ट विवरण चाहिए कि क्या शामिल है, क्या उपलब्धता पर निर्भर है और निर्णय कब तक लेना है।
स्रोत खोए बिना जवाब को ग्राहक के लिए तैयार जानकारी में बदलें। एजेंट को कोट में हर वादे को पुष्टि संदेश या अनुबंध की शर्त से जोड़ पाने में सक्षम होना चाहिए।
बदलाव को सक्रिय कोट में आगे बढ़ाएँ
अलग होटल ट्रांसफ़र, कमरे का आवंटन, यात्रा कार्यक्रम की गति, रद्दीकरण शर्तें और कुल कीमत बदल सकता है। जुड़े हुए कोट को अपडेट करें, अलग दस्तावेज़ को नहीं। दर्ज करें कि क्या और क्यों बदला तथा क्या ग्राहक की नई मंज़ूरी चाहिए। समाप्त हो चुका होल्ड दिखाई देना चाहिए।
हर प्रतीक्षारत वस्तु को जिम्मेदार और तारीख दें
“सप्लायर की प्रतीक्षा” पूरी स्थिति नहीं है। फ़ॉलो-अप करने वाले व्यक्ति और तारीख को दर्ज करें। देर से आने वाले जवाब, समाप्त होने वाले होल्ड और विकल्प की आवश्यकता वाली सेवाएँ अलग ट्रैक करें।
ग्राहक की बातचीत को जुड़ा रखें
ग्राहक के बदलाव अनुरोध को प्रभावित सेवा और सप्लायर अनुरोध से जोड़ें। सप्लायर का उत्तर आने पर उसी व्यावसायिक रिकॉर्ड को अपडेट करें और उसी से अगला ग्राहक संदेश तैयार करें।
साझा सेल्स और कोट प्रक्रिया के लिए ट्रैवल CRM सॉफ़्टवेयर देखें।
इन विचारों को अमल में लाएँ
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