Chi phí ẩn của việc định giá bảng tính cho các công ty lữ hành

Tại sao bảng tính bị hỏng trong giá du lịch

Bảng tính thường là công cụ định giá đầu tiên được các doanh nghiệp du lịch sử dụng. Họ quen thuộc, linh hoạt và nhanh chóng tiếp nhận. Đối với những người vận hành ở giai đoạn đầu, họ có thể hoạt động đủ tốt. Rắc rối bắt đầu khi doanh nghiệp phát triển: nhiều nhân viên hơn, nhiều điểm đến hơn, nhiều hợp đồng với nhà cung cấp hơn và các yêu cầu phức tạp hơn đối với khách du lịch. Vào thời điểm đó, việc định giá theo bảng tính trở thành một trong những chi phí ẩn lớn nhất trong quy trình làm việc của nhà điều hành tour du lịch.

Điều nguy hiểm là bảng tính không bị lỗi lớn. Họ thất bại một cách âm thầm—thông qua những mâu thuẫn nhỏ tích tụ cho đến khi lợi nhuận thu hẹp lại và các nhóm mất niềm tin vào những con số họ gửi cho khách hàng.

Vấn đề “lỗi im lặng”

Hầu hết các lỗi bảng tính đều không nghiêm trọng. Chúng nhỏ:

• Dung lượng phòng được sao chép không chính xác và buộc phải nâng cấp ngoài kế hoạch.
• Độ tuổi của trẻ được áp dụng không nhất quán giữa các thuộc tính.
• Một bổ sung được thêm vào hai lần trong quá trình sửa đổi.
• Ô lề bị ghi đè trong quá trình thay đổi vào phút cuối.
• Việc chuyển đổi tiền tệ đã lỗi thời trong vài ngày.

Mỗi lỗi có thể chỉ tốn một ít chi phí nhưng đối với hàng chục đề xuất mỗi tháng, tác động là có thật. Doanh nghiệp phải trả giá bằng việc rò rỉ lợi nhuận, thêm thời gian quản trị và các cuộc trò chuyện không thoải mái với khách hàng khi cần sửa báo giá.

Thiếu logic dành riêng cho du lịch

Bảng tính không hiểu logic di chuyển. Họ không thể thực thi một cách tự nhiên:

• giới hạn sức chứa (phòng đơn, đôi, ba, phòng gia đình)
• loại khách du lịch (người lớn, trẻ em, trẻ sơ sinh) với các quy định giá khác nhau
• hợp đồng theo mùa và thời hạn hiệu lực của tỷ giá
• giá mỗi người so với mỗi nhóm
• số đêm tối thiểu, khả năng vận chuyển hoặc hạn chế của nhà cung cấp

Có, bạn có thể xây dựng các công thức và tab để mô hình hóa các quy tắc này. Nhưng khi mô hình phát triển, nó trở nên mong manh. Một thay đổi có thể phá vỡ một thay đổi khác. Chỉ người xây dựng ban đầu mới hiểu nó hoạt động như thế nào, điều này tạo ra sự phụ thuộc và rủi ro.

Các vấn đề về hợp tác và truy xuất nguồn gốc

Định giá hiếm khi là một hoạt động đơn lẻ. Doanh số bán hàng, đặt chỗ và vận hành đều ảnh hưởng đến những con số cuối cùng. Bảng tính gặp khó khăn trong việc cộng tác vì chúng thiếu quyền sở hữu và khả năng truy xuất nguồn gốc rõ ràng. Nhiều phiên bản được lưu hành, các chỉnh sửa ghi đè lên nhau và không có dấu vết kiểm tra đáng tin cậy.

Khi khách hàng hỏi “tại sao giá lại thay đổi?” các đội thường không thể trả lời nhanh chóng. Họ cần so sánh các tập tin, tìm kiếm sự khác biệt và tái tạo lại những gì đã xảy ra. Thời gian đó nên dành cho việc bán hàng và lập kế hoạch chứ không phải cho công việc thám tử.

Dấu hiệu bạn đã vượt quá mức giá của bảng tính

Nếu bất kỳ điều nào sau đây là đúng thì bảng tính đã khiến bạn tốn tiền:

• Đại lý yêu cầu người quản lý “kiểm tra các con số” trước khi gửi đề xuất.
• Những thay đổi về giá trong quá trình sửa đổi yêu cầu phải tính toán lại thủ công.
• Bạn duy trì nhiều bảng giá cho mỗi điểm đến hoặc cho mỗi nhà cung cấp với các định dạng không nhất quán.
• Nhóm không chắc chắn phiên bản tệp nào là mới nhất.
• Bạn thường xuyên phát hiện ra sai sót chỉ sau khi xác nhận.

Đây không phải là vấn đề của nhóm; chúng là những vấn đề của hệ thống. Thời điểm việc định giá trở thành nút thắt đối với doanh số bán hàng, nó không còn là chi tiết hỗ trợ nữa mà trở thành hạn chế tăng trưởng. Việc sửa nó thường cải thiện thời gian phản hồi và đồng thời bảo vệ lợi nhuận.

Chi phí cơ hội: báo giá chậm hơn và độ tin cậy yếu hơn

Cái giá lớn nhất không chỉ là sai sót mà còn là sự do dự. Khi đại lý không tin tưởng vào công cụ định giá, họ sẽ trì hoãn việc gửi đề xuất. Họ kiểm tra kỹ, yêu cầu người quản lý xác minh và chờ đợi “để được an toàn”. Trong các thị trường cạnh tranh, sự chậm trễ đó đủ để mất lượt đặt chỗ.

Một hệ thống định giá có cấu trúc biến việc định giá thành một quá trình có thể lặp lại. Nó bảo vệ lợi nhuận và giảm tải tinh thần cho nhóm.

Một con đường thực tế thoát khỏi bảng tính

Rời khỏi bảng tính không có nghĩa là từ bỏ tính linh hoạt. Điều đó có nghĩa là chuyển các quy tắc định giá vào một hệ thống được xây dựng cho quy trình công việc du lịch.

Một quá trình chuyển đổi thực tế trông như thế này:

1. Ghi lại các quy tắc của bạn: lợi nhuận, phần bổ sung, chính sách trẻ em, logic phân bổ phòng.
2. Tập trung danh mục của bạn: khách sạn, hoạt động, đưa đón, chuyến bay, phí đỗ xe, với các trường nhất quán.
3. Chuẩn hóa đầu ra: một định dạng tóm tắt giá được sử dụng cho các đề xuất.
4. Tạo quản trị: xác định ai có thể chỉnh sửa quy tắc đặt giá và ai có thể phê duyệt các ngoại lệ.

Bạn vẫn có thể xuất dữ liệu và chạy phân tích trong bảng tính. Sự khác biệt là bảng tính trở thành một công cụ báo cáo chứ không phải là nguồn thông tin chính xác để trích dẫn.

Bài học chính

Việc định giá bảng tính có vẻ linh hoạt nhưng nó gây ra các lỗi thầm lặng, khả năng cộng tác yếu và xói mòn lợi nhuận—đặc biệt là khi khối lượng tăng lên. Các doanh nghiệp du lịch bảo vệ lợi nhuận bằng cách chuyển sang cơ cấu giá để thực thi các quy tắc, giữ một nguồn thông tin chính xác duy nhất và cho phép các đại lý báo giá nhanh hơn một cách tự tin.

Đối với quy trình làm việc thương mại, hãy sử dụng trang giải pháp liên quan này: tỷ lệ nhà cung cấp và kiểm soát lợi nhuận.