Bókanir eru þar sem ferðahagnaður er verndaður, ekki bara þar sem ferðir eru staðfestar

Hvers vegna bókunareftirlit skiptir máli eftir staðfestingu

Fyrir ferðaþjónustu er staðfesting ekki endamarkið. Það er augnablikið þar sem ábyrgð breytist um lögun. Fyrir staðfestingu er teymið að selja: skilja viðskiptavininn, hanna ferðaáætlunina, verðleggja ferðina og breyta tillögunni. Eftir staðfestingu þarf fyrirtækið að standa við það sem lofað var.

Þetta er þar sem margir ferðaskipuleggjendur og DMCs missa stjórn. Ferð gæti selst, en hótelið þarfnast endurstaðfestingar. Millifærsla gæti verið innifalin, en birgir gæti ekki enn verið með réttan afhendingartíma. Hægt er að senda inneignarmiða en herbergisgerðin gæti hafa breyst. Viðskiptavinurinn kann að hafa greitt, en eftirstöðvar birgja geta enn verið útistandandi. Á pappír lítur bókunin út. Rekstrarlega gæti það samt innihaldið áhættu.

Öflugt bókunarferli verndar þrennt í einu: Upplifun viðskiptavinarins, birgjasambandið og endanleg framlegð. Ef þessi þrjú svæði eru ekki tengd verður liðið viðbragð. Ef þeir eru tengdir er hægt að sinna hverri breytingu með ró, jafnvel þegar ferðin er þegar bókuð, greidd og nálægt brottför.

Staðfesting er aðeins afhendingarpunktur

Þegar viðskiptavinur samþykkir tillögu hefst bókunarferlið. Þetta er augnablikið til að fara yfir lokaferðaáætlunina, ferðaupplýsingar, verð, greiðsluskilmála og reikningsupplýsingar áður en tillögunni er breytt í bókun. Markmiðið er ekki aðeins að merkja samninginn sem unninn. Markmiðið er að búa til rekstrarskrá sem teymið getur treyst.

Í MeisterCRM verður bókunin staðurinn þar sem liðið getur fylgst með stöðu, komudegi, heildarverðmæti og staðfestum ferðaupplýsingum. Það skiptir máli vegna þess að rekstrarteymi ættu ekki að þurfa að leita í gömlum tillöguútgáfum, WhatsApp skilaboðum eða töflureiknum til að skilja hvað var selt.

Staðfest bókun ætti að svara einföldum spurningum strax:

• Hver er að ferðast?
• Hvenær koma þeir og fara?
• Hvaða þjónusta er innifalin?
• Hvaða birgjar bera ábyrgð?
• Hvað hefur viðskiptavinurinn greitt?
• Hvað þarf enn að greiða til birgja?
• Hver er væntanlegur hagnaður eftir kostnað?

Ef bókunin getur ekki svarað þessum spurningum mun teymið endurskapa sannleikann handvirkt í hvert skipti sem eitthvað breytist.

Samhæfing birgja verndar ferðaáætlunina

Ferðarekstur er háður birgjum: hótelum, smáhýsum, leiðsögumönnum, flutningsaðilum, samstarfsaðilum, flugfélögum, garðyrkjuyfirvöldum og viðbótarveitum. Viðskiptavinurinn upplifir eina ferð, en rekstraraðilinn er að samræma margar aðskildar skuldbindingar á bak við tjöldin.

Þetta er ástæðan fyrir því að birgjagögn og samningsrökfræði ættu ekki að búa utan CRM. Þegar nöfn birgja, tengiliðaupplýsingar, samningskostnaður, aldursreglur, pax takmörk, gildar dagsetningar og framlegð eru geymd í vörulistanum verður auðveldara að stjórna bókuninni. Teymið getur ekki aðeins séð hvaða þjónusta var innifalin heldur hvers vegna hún var verðlögð þannig.

Samhæfing birgja ætti að vera á tveimur stigum. Fyrst þarf að staðfesta framboð: herbergi, farartæki, leiðsögumenn, athafnir og sérfyrirkomulag. Í öðru lagi þarf að athuga fjárhagsaðstæður: hreinan kostnað, innstæðukröfu, greiðslufrest, afpöntunarreglur og hvort birgir hafi breytt gjaldskrá.

Hættulegasta setningin í bókunaraðgerðum er „það ætti að vera í lagi“. Ef birgir hefur ekki staðfest þá er það ekki í lagi. Ef kostnaður hefur ekki verið kannaður er framlegðin ekki varin. Ef upplýsingar um ferðamann hafa breyst en herbergisúthlutunin hefur ekki verið uppfærð, gæti skírteinið verið rangt.

Skírteini ættu að vera notkunarleiðbeiningar

Skírteini eru oft meðhöndluð sem skjöl, en þau eru mikilvægari en það. Skírteini er rekstrarfyrirmæli sem send er til birgis. Það segir hótelinu, leiðsögumanni, flutningsfyrirtæki eða þjónustuaðila hvað á að afhenda, fyrir hvern, á hvaða degi og við hvaða skilyrði.

Gott skírteini ætti að draga úr tvíræðni. Það ætti að innihalda staðfestar bókunarupplýsingar, nöfn ferðalanga, þjónustudagsetningu, upplýsingar um birgja, herbergis- eða þjónustustillingar, mataráætlun þar sem við á, athugasemdir og hvers kyns sérstök skilyrði eins og „aukabætur sem greiðast beint af viðskiptavinum“. Þegar birgir fær skírteinið ætti hann ekki að þurfa að spyrja grundvallarspurninga.

Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar margir vinna við sömu bókunina. Sölufulltrúinn kann að þekkja sögu viðskiptavinarins. Bókunaraðili kann að þekkja birginn. Rekstrarstjóri getur athugað greiðslur. Leiðsögumaðurinn getur aðeins séð endanleg ferðaskilríki. Skírteini skapa jöfnun á milli þeirra allra.

Í MeisterCRM verða fylgiskjöl hluti af vinnuflæðinu eftir staðfestingu. Þeir ættu aðeins að myndast þegar bókunin er nógu tilbúin til að vera rekstrarlega þýðingarmikil. Skírteini sem er sent of snemma getur valdið ruglingi. Skírteini sem sent er of seint getur skapað þrýsting. Rétt tímasetning er eftir að þjónustan hefur verið skoðuð, birgirinn er samstilltur og bókunarupplýsingarnar eru nógu stöðugar til að hafa samskipti.

Aðskilja innkomnar greiðslur frá útgönguskuldbindingum

Ein af stærstu mistökunum í ferðarekstri er að rugla saman peningum sem safnað er og áunninni hagnaði. Greiðsla viðskiptavinar bætir sjóðstreymi, en það þýðir ekki sjálfkrafa að bókunin sé arðbær. Raunveruleg framlegð birtist aðeins þegar teymið ber saman söluverðið á móti öllum kaupkostnaði, greiðslum birgja, afslætti, sköttum, endurgreiðslum og aukahlutum á síðustu stundu.

Fylgjast skal sérstaklega með greiðslum og útgönguskuldbindingum.

Innkomnar greiðslur innihalda:

• Innlán viðskiptavina
• Jafnvægisgreiðslur
• Uppfærðu greiðslur
• Viðbótargreiðslur
• Síðbreytingargjöld
• Endurgreiðslur eða inneignir gefnar út til viðskiptavinarins

Útgönguskuldbindingar fela í sér:

• Hótelinnlán og innstæður
• Leiðsögu- og bílstjóragreiðslur
• Flutningskostnaður
• Greiðslur birgja starfsemi
• Garðagjöld eða staðsetningargjöld
• Flug eða miðakostnaður
• Neyðarafleysingarþjónusta
• Viðurlög við afpöntun birgja

Þessi aðskilnaður er mikilvægur þegar allt er þegar bókað og greitt. Viðskiptavinur gæti hafa greitt alla upphæðina, en hótelbreyting getur samt aukið kostnað. Birgir getur krafist óendurgreiðanlegrar innborgunar, en ferðamaður getur óskað eftir breytingu á dagsetningu. Uppfærsla ökutækis getur bætt upplifunina, en það getur dregið úr framlegð ef viðskiptavinurinn er ekki rukkaður fyrir það.

Greiðslumæling ætti því að svara tveimur mismunandi spurningum: "Hvað hefur viðskiptavinurinn greitt?" og "Hvað skuldum við enn eða hættum að borga?" Aðeins önnur spurningin verndar hagnaðinn.

Breytingar á síðustu stundu þurfa stýrt breytingaferli

Breytingar á síðustu stundu eru eðlilegar í ferðalögum. Flug kemur seint. Gestur bætir við aukanótt. Hótel yfirbókar. Barn verður gjaldskylt samkvæmt aldursreglu birgja. Ferðamaður óskar eftir einkabíl. Veður hefur áhrif á starfsemi. Leiðbeiningar verða ófáanlegar. Vandamálið er ekki að breytingar eiga sér stað. Vandamálið er þegar breytingar gerast án ferlis.

Þegar ferð er þegar bókuð og greidd ætti að líta á hverja breytingu sem bæði rekstraruppfærslu og fjárhagslegan atburð. Jafnvel lítil breyting getur snert marga hluta bókunarinnar: framboð birgja, upplýsingar um fylgiskjöl, tímasetningu millifærslu, reikningsjöfnuð, framlegð og samskipti viðskiptavina.

Hagnýtt breytingaferli ætti að líta svona út:

1. Frystu núverandi útgáfu: auðkenndu hvað var upphaflega staðfest og greitt.
2. Tilgreindu viðkomandi þjónustu: Hótel, flutningur, hreyfing, flug, staðsetningargjald, viðbót eða skírteini.
3. Athugaðu skilyrði birgja: framboð, sekt, nýr kostnaður og greiðslufrestur.
4. Endurreiknaðu bókunina: berðu saman nýja kaupkostnaðinn við upphaflegt söluverð.
5. Ákveðið hver tekur við mismuninn: viðskiptavinur, rekstraraðili, birgir eða viðskiptaleg undantekning.
6. Uppfæra skjöl: fylgiskjöl, ferðaáætlun, reikningur eða innri athugasemdir.
7. Sjáðu skýrt: uppfærsla viðskiptavina, endurstaðfesting birgja og teymisverkefni.
8. Skoðaðu P&L áhrif: Gakktu úr skugga um að framlegðarbreytingin sé sýnileg, ekki falin.

Þetta kemur í veg fyrir algengt vandamál þar sem rekstur „lagar“ ferðina en fjármál uppgötva tapið síðar. Bestu teymin leysa vandamál viðskiptavinarins og vernda framlegð á sama tíma.

Notaðu samskipti, verkefni og tímalínuna þegar álagið eykst

Þegar breyting á sér stað á síðustu stundu skiptir hraðinn máli. En hraði án mælingar skapar rugling. WhatsApp skilaboð gætu leyst vandamálið strax, en ef samtalið er ekki tengt við bókunina, gæti restin af teyminu ekki vitað hvað breyttist.

Þetta er þar sem verkefni, sniðmát og samskiptasaga verða rekstrartæki. Endurstaðfesting birgja getur orðið verkefni. Hægt er að senda viðskiptavinaruppfærslu frá sniðmáti. Hægt er að skipuleggja greiðsluáminningu. Hægt er að úthluta greiðslumiðaleiðréttingu til bókunaraðilans. Stjórnandi getur séð hvað er tímabært í stað þess að bíða eftir að einhver man eftir.

Bókunartímalínan er einnig gagnleg vegna þess að ferðaaðgerðir eru dagsetningarnæmar. Breyting á einum degi getur haft áhrif á flutning næsta dags, hótelinnritun eða upphafstíma virkni. Sýnileiki tímalínu hjálpar teyminu að skilja ferðir sem skarast, komandi komu og rekstrarþrýsting yfir dagatalið.

Markmiðið er ekki að skrásetja allt í þágu stjórnsýslunnar. Markmiðið er að ganga úr skugga um að næsti aðili geti bregst við án þess að spyrja: "Hvað gerðist?"

Innsýn tengir rekstur við hagnað og tap

Rekstrarvinna ætti að lokum að birtast í skýrslugerð. Ef bókanir eru staðfestar en framlegð heldur áfram að minnka þarf fyrirtækið að vita hvers vegna. Ef ákveðnir umboðsmenn selja arðbærar ferðir en aðrir þurfa of margar handvirkar leiðréttingar þurfa stjórnendur sýnileika. Ef bókun lítur út fyrir að vera verðmæt en kostnaður birgja hækkar ætti P&L að sýna áhættuna.

MeisterCRM Insights hjálpar teymum að líta lengra en einstakar bókanir og skilja árangur í fyrirtækinu. Stöðumælingar sýna staðfestingarhlutfall, hugsanlegar tekjur, vegið leiðslugildi og heildarvirði. Sviðsmyndir sýna hvar leiðir og bókanir eru að færast til eða staðnar. P&L skoðanir hjálpa teymum að greina meðalhagnaðarmun, meðalverðmæti samninga og framlegð eftir umboðsmanni.

Þetta skiptir máli vegna þess að mörg ferðaþjónustufyrirtæki fara aðeins yfir arðsemi í lok mánaðarins. Þá er of seint að leiðrétta bókunina. Betri nálgun er að fylgjast með framlegð í öllu ferlinu: meðan á tillöguhermi stendur, eftir staðfestingu, eftir bókun birgja, eftir breytingar á síðustu stundu og eftir að ferð er lokið.

Bestu skýrslurnar svara hagnýtum spurningum:

• Eru staðfestar bókanir í raun arðbærar?
• Hvaða birgjar eða þjónusta skapa framlegðarþrýsting?
• Hvaða lyf gefa sterkasta meðalframlegð?
• Eru afföll að draga úr hagnaði meira en búist var við?
• Er verið að hlaða breytingar á síðustu stundu rétt?
• Er kostnaður við birgja að aukast eftir staðfestingu?
• Eru ferðir aðeins tilbúnar þegar greiðslum og skjölum er lokið?

Hagnaðarskýrsla er ekki bara bókhald. Fyrir ferðaskipuleggjandi er það rekstrarleg endurgjöf.

Einfalt verkflæði bókunarstýringar sem þú getur innleitt

Þú þarft ekki flókið ferli til að byrja. Þú þarft stöðugar eftirlitsstöðvar sem hver staðfest ferð fer í gegnum.

1. Staðfestu tillöguna vandlega

   Áður en bókun er stofnuð skaltu staðfesta ferðaupplýsingar, ferðaáætlunardagsetningar, verð, innifalið, útilokanir og greiðsluskilmála.

2. Búa til bókunarskrána

   Færðu staðfestu ferðina í bókanir svo teymið geti fylgst með stöðu, heildarverðmæti, komudag, úthlutað umboðsmanni og framvindu reksturs.

3. Staðfestu framboð birgja

   Athugaðu hótel, ferðir, afþreyingu, flug, leiðsögumenn, garðagjöld og viðbætur. Ekki gera ráð fyrir að tillöguverð jafngildi staðfestingu birgja.

4. Staðfestu kaupkostnað

   Notaðu samningsrökfræði og uppgerð til að bera saman kostnað, söluverð, hreinan hagnað, framlegð og þóknun áður en skjöl eru frágengin.

5. Fylgstu með greiðslum sem koma inn

   Skráðu innlán, innstæður, afslætti, skatta, viðbætur og endurgreiðslur svo liðið viti hvað viðskiptavinurinn hefur greitt og hvað á eftir.

6. Fylgstu með útlendum skuldbindingum

   Fylgstu með innlánum birgja, innstæðum, sektum, skiptum og brýnum aukakostnaði svo raunverulegt framlegð bókunar haldist sýnilegt.

7. Búa til fylgiskjölum aðeins þegar tilbúið er

   Sendu fylgiskjöl þegar upplýsingar um birgja, úthlutun ferðamanna, þjónustudagsetningar og athugasemdir eru réttar.

8. Sættast eftir ferð

   Eftir ferðalög skaltu fara yfir lokakostnað birgja, greiðslur viðskiptavina, endurgreiðslur, inneign, framlegð og frammistöðu umboðsmanns áður en þú lokar bókuninni.

Þetta verkflæði breytir bókunum í rekstrareftirlitskerfi frekar en lista yfir staðfestar ferðir.

Lykilatriði

Bókanir eru þar sem ferðahagnaður er varinn. Staðfest ferð þarf enn samhæfingu birgja, fylgiskjölum, rakningu inngreiðslna, kostnaðarstýringu á útleið, nákvæmni skjala og breytingastjórnun á síðustu stundu. Án uppbyggingar verður sérhver breyting að handvirkri björgun. Með uppbyggingu getur teymið brugðist hratt við án þess að missa sýnileika.

MeisterCRM tengir sölu- og rekstrarferðina saman svo teymi geta farið frá tillögu til bókunar, stjórnað birgjum, búið til fylgiskjöl, fylgst með greiðslum, notað verkefni og samskiptatæki og skoðað árangur í Insights. Niðurstaðan er ekki aðeins sléttari rekstur. Það er betri stjórn á hagnaði og tapi frá því að viðskiptavinurinn segir já þar til ferðin er að fullu sátt.

Fyrir viðskiptaflæðið, notaðu þessa tengdu lausnarsíðu: bókunarhugbúnaður ferðaskipuleggjenda.