Hvernig ferðaskrifstofur halda svörum birgja og tilboðum til viðskiptavina samræmdum

Hvernig ferðaskrifstofur halda svörum birgja og tilboðum til viðskiptavina samræmdum

Ferðaskrifstofur samræma oft eina beiðni viðskiptavinar við marga birgja í einu. Hótel svarar með tölvupósti, afþreyingarbirgir staðfestir á WhatsApp og flutningsfyrirtæki sendir verðskrá. Á sama tíma væntir viðskiptavinurinn eins skýrs tilboðs.

Áskorunin er ekki að safna svörum heldur að halda hverri birgjaháðri forsendu tengdri loforðinu til viðskiptavinar. Tilboðið verður áhættusamt þegar framboð, skilmálar eða lokadagar breytast án þess að útgáfan fyrir viðskiptavin uppfærist.

Merktu hverja birgjaháða forsendu í tilboðinu

Skráðu hvaða þjónusta er staðfest, frátekin, umbeðin eða áætluð. Þjónusta á ekki að líta út fyrir að vera endanleg innanhúss þegar birgirinn hefur ekki skuldbundið sig.

Fyrir hverja forsendu skaltu skrá birgja, dagsetningu beiðni, svarstöðu, boðna skilmála, lokadag frátektar og ábyrgðarmann eftirfylgni. Þannig verður safn skilaboða að stýranlegu ferli.

Aðskildu birgjaupplýsingar frá efni fyrir viðskiptavin

Svör birgja geta innihaldið innra verð, rekstrarskammstafanir, afbókunarmál og undantekningar. Viðskiptavinurinn þarf skýra lýsingu á því sem er innifalið, því sem er háð framboði og hvenær ákvörðun þarf að liggja fyrir.

Umbreyttu svarinu í efni fyrir viðskiptavin án þess að missa upprunann. Ráðgjafinn á að geta rakið hvert loforð í tilboðinu aftur til staðfestingarskilaboða eða samningsskilmála.

Færðu breytingar inn í virka tilboðið

Breyting hjá birgja getur haft áhrif á fleiri en eina línu. Annað hótel getur breytt flutningi, herbergjaskiptingu, ferðahraða, afbókunarskilmálum og heildarverði. Uppfærðu tengda tilboðið í stað einangraðs skjals.

Skráðu hvað breyttist, hvers vegna og hvort viðskiptavinurinn þurfi að samþykkja nýjan valkost. Ef frátekt rennur út þarf staðan að vera sýnileg áður en ráðgjafinn heldur áfram að kynna hana sem örugga.

Gefðu hverju biðatriði eiganda og dagsetningu

„Bíður eftir birgja“ er ekki full staða. Nefndu hver fylgir eftir og dagsetningu aðgerðar. Notaðu sérstaka lista fyrir sein svör, frátektir sem renna brátt út og þjónustu sem þarf staðgengil.

Þetta hjálpar ráðgjafanum að upplýsa tímanlega. Skýr uppfærsla gefur viðskiptavininum áreiðanlegri mynd en tilboð sem virðist endanlegt og breytist síðar.

Haltu samtalinu við viðskiptavin tengdu

Þegar viðskiptavinurinn biður um breytingu skaltu skrá hana við viðkomandi þjónustu og birgjabeiðni. Þegar birgirinn svarar skaltu uppfæra sömu viðskiptafærslu og undirbúa næsta svar til viðskiptavinar.

Ferðaskrifstofur vinna best þegar samræming birgja og samskipti við viðskiptavin eru tvær sýnir á sömu ferð. Kynntu þér CRM-hugbúnað fyrir ferðaþjónustu.