ต้นทุนแอบแฝงของการกำหนดราคาสเปรดชีตสำหรับผู้ประกอบการทัวร์

เหตุใดสเปรดชีตจึงพังทลายในราคาการเดินทาง

สเปรดชีตมักเป็นเครื่องมือกำหนดราคาเครื่องมือแรกที่ใช้โดยธุรกิจการท่องเที่ยว พวกเขาคุ้นเคย ยืดหยุ่น และนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว สำหรับผู้ปฏิบัติงานในระยะเริ่มต้น พวกเขาสามารถทำงานได้ดีเพียงพอ ปัญหาเริ่มต้นขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น: มีพนักงานมากขึ้น มีจุดหมายปลายทางมากขึ้น มีสัญญาซัพพลายเออร์มากขึ้น และข้อกำหนดของผู้เดินทางที่ซับซ้อนมากขึ้น ณ จุดนั้น การกำหนดราคาสเปรดชีตกลายเป็นหนึ่งในต้นทุนที่ซ่อนอยู่ที่ใหญ่ที่สุดในขั้นตอนการทำงานของผู้ให้บริการทัวร์

อันตรายคือสเปรดชีตไม่ล้มเหลวอย่างดัง พวกเขาล้มเหลวอย่างเงียบๆ ผ่านความไม่สอดคล้องกันเล็กๆ น้อยๆ ที่สะสมจนกระทั่งอัตรากำไรขั้นต้นลดลง และทีมสูญเสียความมั่นใจในจำนวนที่พวกเขาส่งให้กับลูกค้า

ปัญหา "ข้อผิดพลาดเงียบ"

ข้อผิดพลาดในสเปรดชีตส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดขึ้นอย่างมาก มีขนาดเล็ก:

• ความจุของห้องถูกคัดลอกไม่ถูกต้อง และบังคับให้มีการอัพเกรดโดยไม่ได้วางแผนไว้
• ช่วงอายุของเด็กถูกนำมาใช้อย่างไม่สอดคล้องกันระหว่างคุณสมบัติต่างๆ
• มีการเพิ่มเติมอาหารเสริมสองครั้งระหว่างการแก้ไข
• เซลล์มาร์จิ้นจะถูกเขียนทับระหว่างการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
• การแปลงสกุลเงินล้าสมัยไปสองสามวัน

ข้อผิดพลาดแต่ละข้ออาจมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย แต่ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับข้อเสนอหลายสิบรายการต่อเดือนนั้นมีอยู่จริง ธุรกิจต้องจ่ายราคาจากการรั่วไหลของมาร์จิ้น เวลาผู้ดูแลระบบเพิ่มเติม และการสนทนากับลูกค้าที่ไม่สะดวกสบายเมื่อจำเป็นต้องแก้ไขใบเสนอราคา

ขาดตรรกะเฉพาะการเดินทาง

สเปรดชีตไม่เข้าใจตรรกะการเดินทาง พวกเขาไม่สามารถบังคับใช้ได้ตามธรรมชาติ:

• จำนวนผู้เข้าพักสูงสุด (ห้องเดี่ยว, ห้องคู่, ห้องสามห้อง, ห้องสำหรับครอบครัว)
• ประเภทผู้เดินทาง (ผู้ใหญ่ เด็ก ทารก) ที่มีกฎการกำหนดราคาต่างกัน
• สัญญาตามฤดูกาลและกรอบเวลาความถูกต้องของอัตรา
• ราคาต่อคนเทียบกับราคาต่อกลุ่ม
• จำนวนคืนขั้นต่ำ ความสามารถในการถ่ายโอน หรือข้อจำกัดของซัพพลายเออร์

ใช่ คุณ สามารถ สร้างสูตรและแท็บเพื่อสร้างโมเดลกฎเหล่านี้ได้ แต่เมื่อโมเดลโตขึ้น มันก็จะเปราะบาง การเปลี่ยนแปลงหนึ่งสามารถทำลายอีกการเปลี่ยนแปลงหนึ่งได้ มีเพียงผู้สร้างดั้งเดิมเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงาน ซึ่งทำให้เกิดการพึ่งพาและความเสี่ยง

ปัญหาการทำงานร่วมกันและการตรวจสอบย้อนกลับ

การกำหนดราคาไม่ค่อยเป็นกิจกรรมเดี่ยว การขาย การจอง และการดำเนินงานล้วนส่งผลต่อตัวเลขสุดท้าย สเปรดชีตประสบปัญหาในการทำงานร่วมกันเนื่องจากขาดความเป็นเจ้าของและการตรวจสอบย้อนกลับที่ชัดเจน มีการเผยแพร่หลายเวอร์ชัน การแก้ไขเขียนทับกัน และไม่มีแนวทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้

เมื่อลูกค้าถามว่า “ทำไมราคาจึงเปลี่ยนแปลง” ทีมมักจะไม่สามารถตอบได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาจำเป็นต้องเปรียบเทียบไฟล์ ค้นหาความแตกต่าง และสร้างสิ่งที่เกิดขึ้นใหม่ เวลานั้นควรใช้ไปกับการขายและการวางแผน ไม่ใช่งานนักสืบ

สัญญาณว่าคุณมีราคาสเปรดชีตโตเกิน

หากข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้เป็นจริง แสดงว่าสเปรดชีตทำให้คุณเสียเงินแล้ว:

• ตัวแทนขอให้ผู้จัดการ "ตรวจสอบหมายเลข" ก่อนส่งข้อเสนอ
• การเปลี่ยนแปลงราคาระหว่างการแก้ไขจำเป็นต้องมีการคำนวณใหม่ด้วยตนเอง
• คุณรักษาเอกสารราคาหลายรายการต่อปลายทางหรือต่อซัพพลายเออร์ โดยมีรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน
• ทีมงานไม่แน่ใจว่าไฟล์เวอร์ชั่นไหนเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด
• คุณมักจะค้นพบข้อผิดพลาดหลังจากการยืนยันเท่านั้น

นี่ไม่ใช่ปัญหาของทีม มันเป็นปัญหาของระบบ การกำหนดราคาในขณะนี้กลายเป็นปัญหาคอขวดในการขาย และเลิกเป็นเพียงรายละเอียดหลังบ้านและกลายเป็นข้อจำกัดในการเติบโต การแก้ไขมักจะปรับปรุงเวลาตอบสนองและปกป้องส่วนต่างในเวลาเดียวกัน

ค่าเสียโอกาส: ราคาที่ช้าลงและความเชื่อมั่นที่ลดลง

ต้นทุนที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่แค่ข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความลังเลอีกด้วย เมื่อตัวแทนไม่เชื่อถือเครื่องมือกำหนดราคา พวกเขาจะชะลอการส่งข้อเสนอ พวกเขาตรวจสอบอีกครั้ง ขอให้ผู้จัดการตรวจสอบ และรอ “เพื่อความปลอดภัย” ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ความล่าช้าดังกล่าวก็เพียงพอที่จะสูญเสียการจอง

ระบบการกำหนดราคาที่มีโครงสร้างจะเปลี่ยนการกำหนดราคาให้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ช่วยปกป้องระยะขอบและลดภาระทางจิตในทีม

เส้นทางที่เป็นประโยชน์ห่างจากสเปรดชีต

การย้ายออกจากสเปรดชีตไม่ได้หมายความว่าจะละทิ้งความยืดหยุ่น หมายถึงการย้ายกฎการกำหนดราคาไปยังระบบที่สร้างขึ้นสำหรับเวิร์กโฟลว์การเดินทาง

การเปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติมีลักษณะดังนี้:

1. จัดทำเอกสารกฎของคุณ: ส่วนต่าง ส่วนเสริม นโยบายเกี่ยวกับเด็ก ตรรกะในการจัดสรรห้อง
2. รวมแค็ตตาล็อกของคุณ: โรงแรม กิจกรรม การเดินทาง เที่ยวบิน ค่าธรรมเนียมอุทยาน พร้อมช่องข้อมูลที่สอดคล้องกัน
3. ทำให้ผลลัพธ์เป็นมาตรฐาน: รูปแบบสรุปราคารูปแบบเดียวที่ใช้กับข้อเสนอต่างๆ
4. สร้างการกำกับดูแล: กำหนดว่าใครสามารถแก้ไขกฎการกำหนดราคาได้ และใครสามารถอนุมัติข้อยกเว้นได้

คุณยังคงส่งออกข้อมูลและดำเนินการวิเคราะห์ในสเปรดชีตได้ ความแตกต่างก็คือสเปรดชีตกลายเป็นเครื่องมือการรายงาน ไม่ใช่แหล่งที่มาของความจริงในการอ้างอิง

ประเด็นสำคัญ

การกำหนดราคาสเปรดชีตให้ความรู้สึกยืดหยุ่น แต่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น การทำงานร่วมกันที่อ่อนแอ และการพังทลายของมาร์จิ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปริมาณเพิ่มขึ้น ธุรกิจการท่องเที่ยวปกป้องความสามารถในการทำกำไรโดยการเปลี่ยนไปใช้การกำหนดราคาแบบมีโครงสร้างที่บังคับใช้กฎ เก็บแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียว และทำให้ตัวแทนเสนอราคาได้เร็วขึ้นด้วยความมั่นใจ

สำหรับขั้นตอนการทำงานเชิงพาณิชย์ ให้ใช้หน้าโซลูชันที่เกี่ยวข้องนี้: อัตราซัพพลายเออร์และการควบคุมส่วนต่าง.